电子档案怎么管：文件怎么命名，Folder 怎么开

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老板，考你一题：三个月前 TNB 那张单，现在给你两分钟，找得到吗？找不到的话，问题不在你记性，在你的电子档案没有管。今天讲三件事：文件怎么命名、folder 怎么开、还有哪些坑不要踩。

文件名，就是资料卡0:19

先讲最要紧的：文件名。"scan0001.pdf"、"WhatsApp Image 123"——这种名字，等于没有名字。一个好的文件名，不用打开就回答四个问题：跟谁的？什么单？几时的？多少钱？比如一张单，命名成："店租-Tan老板-发票-2026年6月-RM3500"——搜"Tan老板"找得到，搜"店租"找得到，搜金额也找得到。两个小规矩让它更好用：日期用 年-月-日 的写法，文件一排，自动按时间排好队；符号用简单的——横线、点，不要用星号斜杠这些系统不认的。一张单据命对名，等于帮未来的自己把资料卡先写好。

Folder 怎么开：浅，不要深0:40

再讲 folder。一个原则：浅，不要深。坑一：俄罗斯套娃——公司 › 账目 › 2026 › 上半年 › 六月 › 水电 › TNB……点七层才见到文件，放的人累，找的人更累，换个人接手，直接迷路。LTT 的规矩：最多两层就到文件。坑二：按月开 folder——一月一个、二月一个……文件名里已经有日期了，月份 folder 是多余的抽屉，只会把同一个供应商的单拆到十二个地方。坑三：同一样东西，换个时期换个家——今年的客户发票放这里，明年"重新开过"另一套结构——连续性断掉，要看一个客户两年的往来，得开两套 folder 慢慢拼。结构定一次，年年沿用，换的是年份，不是逻辑。

看不见的属性，也要看1:19

最后讲一层很多人不知道的：文件属性。日期属性——电脑记的"created date"是你扫描那天，不是单据的日期。所以真正的日期，要写进文件名里，不要相信"按日期排序"。格式——手机拍的照片是 JPEG，正式存档转成 PDF：不容易改、不会转来转去变形，打印也整齐。大小——扫描设定太高，一张单几十 MB，档案库很快爆掉；文件档清晰可读就好。搜不搜得到字——扫描出来的 PDF只是"图片"，里面的字搜不到；过一道 OCR，整个档案库变成可以全文搜索的资料库——差别巨大。

怎么开始1:40

不用一次整理十年旧账。三步开始：一，开一个收件箱 folder——新单据全部先进这里；二，当天命名归位——第五集讲的"不过夜"，档案版；三，旧文件，用到才整理——翻到一张改一张，半年后自然干净。嫌手动麻烦？上一集讲过，LTT 的 AI 工具 FileWhiz 就是做这件事的——自动命名、自动归档。我们的客户，连这一步都不用自己动手。

收尾

记住：文件名是资料卡，folder 要浅，真日期写进名字，扫描要过 OCR。档案管好了，第一集讲的"齐"就有了地基——税收局要单，两分钟拿出来；自己要看，两秒钟搜出来。想让档案库自动管好自己？先喝杯咖啡，聊聊你的生意——算账的事，找 LTT。我是 LTT，帮中小企业老板把账做明白。关注我们，下一集见。