对方到底是谁？查 TIN、查 SSM，然后在系统里建对联络人

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老板，问你一个问题：你上一张开出去的发票，上面客户的名字——是他公司的法定名称，还是他招牌上的名字？「一样啦，大家都知道是谁。」以前是这样。现在不是了——现在开发票要对方的号码，号码对不上，那张单就卡住。今天讲两件事：第一，怎么确认对方到底是谁；第二，确认了以后，在你的会计系统里要怎么建这个联络人。第二件事，比你想的有学问。

第一站：SSM e-Info，拿三样东西

先讲查公司。SSM 的 e-Info 是官方来源。你要拿的，是三样东西：第一，法定名称——一个字都不能改。招牌写「阿明五金」，法定名称可能是「Ah Meng Hardware Trading 私人有限公司」。开单要用法定的那个。第二，新的注册号码。就是那一串十二位数字，像二零二三年注册的那种。今天所有系统，认的都是这一串。第三，旧的注册号码。就是后面带一个字母的那种旧格式。为什么旧号码还要拿？因为旧文件还在活着：银行的资料、旧合约、你自己十年前建的那张联络人卡——上面写的都是旧号码。两个号码你都留着，以后对账、认人，才接得上（第六集讲的联络人建档）。顺手再看两样：公司还是不是 active、注册地址。一个已经除名的公司还在跟你下单，那是另一个故事了。

第二站：Carian TIN，确认税务身份

拿到名字和号码，还差一样：TIN。MyTax 上有一个查询功能，可以用名称和号码去核对对方的 TIN。它解决的是这个问题：你手上那串号码，是不是真的对得上那家公司。三个使用时机：一，新客户、新供应商第一次交易——先查一次，建档的时候顺手做完。二，对方给的号码看起来怪怪的——位数不对、前缀不对、或者对方支支吾吾——查。三，一张发票被系统退回来——先查号码，再怪系统。一个提醒：查到就存起来。存在联络人卡里，不要每次都重查一遍。（第二十四集讲的：一次做好，不要重复劳动。）还有一个观念要摆正：查号码不是不信任对方。这是双向的——对方也会查你。把自己的名称、号码、地址整理好，放在一张标准的资料卡上，新客户一开口就发过去——这本身就是专业。

一个公司，为什么要建好几个联络人

好，现在进到最有意思的一段。你已经确认对方是一个法定实体。那在会计系统里——比如 Bukku——是不是就建一张联络人卡？不一定。很多时候，同一个法定实体，你会刻意建好几个联络人。不是乱，是为了看得见。三个最常见的理由：理由一：结算货币不同。同一个供应商，有些单用马币结、有些用新币结。混在一张卡里，应付账款一堆货币叠在一起，你永远算不清欠他多少。一个货币，一张卡——每一张卡的余额干净，汇兑差额也归得对（第九集讲的道理，换到往来这边）。理由二：分行 / 门市不同。连锁客户，货送到五间分店。你要知道哪一间店拿了什么、欠多少。总公司一张卡，你只看得到一个总数；分店各一张卡，你才看得出哪一间店订得多、哪一间店拖得久。（收款还是总公司付？没关系——卡是用来看的，付款照实记。）理由三：仓库 / 地点不同。供应商有两个仓，北马那个交货快、南马那个常缺货；或者是你自己有两个仓，同一个供应商供两边。分开建，你才看得出问题出在供应商，还是出在哪一个点。

分得开，也要合得回来

分卡有一个前提：分得开，也要能合回来。不然一年后你会有十七张长得很像的卡，没人知道哪张是哪张。三条规矩：第一，命名要有规则。我们的写法是：品牌（法定简称）点分行——先写你天天叫的那个名字，括号里放法定实体，点后面放分行或仓库。排序自动就把同一家公司排在一起。（这就是 SOP002 那条命名规则。）第二，法定资料只写一份，而且每张卡都一样。法定名称、新旧号码、TIN——每一张卡上都要有，而且必须一致。这样系统里分得开，开单和申报时，它们指向的是同一个法定实体。第三，先想清楚你要看什么报告。这是最重要的一条。你不是为了分而分，是为了看。你想看「每一间分店的毛利」——那就按分店分；你想看「新币的应付有多少」——那就按货币分；你想不看——那就别分。每多一张卡，就是每个月多一点维护。分卡要换来一个你真的会去看的数字，不然只是给自己找麻烦。

收尾

总结：认人，两步。SSM e-Info 拿法定名称、新号码、旧号码；Carian TIN 核对税务身份——查一次，存进联络人卡，一劳永逸。建卡，一个原则。系统里的联络人不是「对方的名片」，是你要看的那个角度。货币、分行、仓库——分得开，是为了看得见；命名统一、法定资料一致，是为了合得回来。名字对了、号码对了、卡建对了——后面每一张单、每一次对账、每一份报表，都省事。单据一箱乱？联络人卡建到自己都认不出？先喝杯咖啡，聊聊你的生意——算账的事，找 LTT。我是 LTT，帮中小企业老板把账做明白。关注我们，下一集见。