一叠单据丢过来：报销要怎么做，才查得回去

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月底，老板走进会计部，把一叠用橡皮筋绑着的单据放在桌上，说一句：「这些都是公司的，你报一报。」然后就走了。会计同事看着那叠单 —— 有油站的、有餐厅的、有五金店的、有超市的、还有一张不知道是什么的手写单。她心里在想两件事：这些真的全部都是公司的吗？还有 —— 我可以问吗？多数时候，她不会问。这一集就是要解决这个问题。不是靠她胆子大一点，是靠一张对的表。

问题不在单据，在「谁来决定」

先讲清楚一件事，因为这是整件事的根：为什么？第一，她不在场。 那顿饭是跟客户吃的，还是跟家人吃的，她没有办法知道。第二，她不敢驳老板。 这是人之常情。你把一叠单丢给她，说「都是公司的」，她心里有疑问，但她不会当面问你。第三，最要紧的一点：她猜的那一下，会变成账上的记录。以后税务局来问，账上写着那是应酬费 ——依据是什么？是当时一个不敢问的人的猜测。所以正确的做法是：把决定权交回给花钱的人。报销的人自己填、自己签。他签的那一下，就是他在说：这笔是公司的，我负责。会计部的工作，从「猜」变成「记」。这两个字的差别，就是这一集的全部。

报销单的表头：五样，缺一样都会出事

一张能用的报销单，表头要有五样。第一，主体 —— 报给哪一家公司。老板手上三家公司，那叠单里通常三家的都有。没有这一栏，混进另一家公司的账，那就变成我们讲董事欠款那一集的问题了。第二，报销期间 —— 从哪一天到哪一天。这一栏是防重复报的。写了期间，你就知道这张单属于哪一次；下次再看到同一张，一比就知道报过了。没有期间，同一张单报两次，是很常见的事。第三，报销人 —— 谁在跟公司要钱。不是「老板给的一叠」，是具体某一个人。项目经理自己垫的、行政同事去买的、老板自己刷的 ——要分开，因为最后钱要还给不同的人。第四，结算方式 —— 这一栏最多人漏。两个选择：要么公司把钱还给他 —— 转账，钱出去。要么记入他的董事往来 —— 公司先欠着，不出钱。这必须是他自己勾的，不是会计替他决定的。第五，编号。 每一张报销单一个号。待会讲追溯的时候会用到。

表身：一张单一行，一个类别一栏（本集核心）

现在讲最关键的部分：表身怎么排。规矩只有一句：一行长这样 ——左边是这张单的身份：日期、单号、供应商、说明、总额。右边是一排类别栏：差旅、应酬、办公用品、油费过路费、维修、其他 ——最后再加一栏：私人。那这一行怎么填？把这张单的金额，分配到右边那几栏里去。一张超市的单，一百二十块 ——其中八十五块是公司茶水间的东西，三十五块是老板家里的 ——那就八十五填在「办公用品」，三十五填在「私人」。然后是这个设计最漂亮的地方：这就是一个内建的检查。 对不上，就是有一笔没归位。而月底的时候 ——每一栏的合计，就是一笔账。差旅栏的合计进差旅、应酬栏的合计进应酬。不用再一张一张翻。表本身已经把账做好了。

为什么「一个类别一行」会害死你

那多数人怎么做？在 Excel 里，一个类别写一行。这一行写差旅，下一行写应酬，再下一行写办公用品。看起来也很整齐。但它有三个毛病。第一，一张单跨两个类别，就摆不下。刚才那张超市单，要拆成两行 ——那这两行还是同一张单吗？ 谁看得出来？第二，行跟单据断了。一行不再等于一张纸。你想核对某一行是哪一张单，要靠记忆或者靠猜。第三，也是最痛的：后来要拆，拆不开。半年后审计问：这一整年，哪些是私人的？一个类别一行的表，你要重看每一行、重新判断。一张单一行、一个类别一栏的表 ——你只要看「私人」那一栏。一秒钟的事。所以这不是美观问题，是「以后拆不拆得开」的问题。

私人那一栏：不是扣掉，是转去

再讲「私人」那一栏，因为很多人填了以后不知道怎么处理。私人的部分，不是「扣掉不算」。它是一笔账 —— 转去董事往来。意思是：那三十五块不是公司的开销，是老板从公司拿走的三十五块。为什么一定要这样做？因为如果你把它当成公司开销 ——税务上是错的，审计会挑，而且账上永远看不出老板拿了多少。而如果你只是「不填、不理」——那笔钱是从公司户口出去的，账上会对不上。所以：填进去、归到私人那一栏、转去董事往来。这样账干净，老板也知道自己今年从公司拿了多少。⚠️ 还有一句要提醒 ——董事往来往哪一边跑，法律待遇不一样。公司欠老板，那是负债；老板欠公司，那是另一回事，我们有一集专门讲。这一栏累积起来会很快，要定期看。

追溯：让每一笔都找得回那张纸

最后讲查得回去这件事。三个动作，很小，但决定了这套东西有没有用：第一，编号要串起来。报销单有编号，每一行有行号 ——把「单号加行号」写在那张实体单据上。以后账上看到一笔，就能倒推回报销单第几行、再找到那张纸。第二，附件的顺序，要跟表上的行序一样。第一行的单，就放第一张。不要用一个信封装一堆，让下一个人自己配对。第三，整份扫成一个 PDF ——表在前，单据在后，按顺序。一份报销 = 一个档案。这跟我们讲证据包那一集是同一个道理：一笔账，配一套完整的证据。只是这一次，那一套是报销人自己整理好交上来的。

三条让它跑得动的规矩

制度做出来，还要跑得动。三条：第一，有截止日。每个月固定一天收报销。过了就下个月 —— 不然月结永远关不上，这一点我们在讲账关了之后那一集提过。第二，审批人不能是报销人自己。自己填、自己签、自己批 —— 那不叫制度。至少要有第二个人看过。老板自己的报销，也该有人复核 ——不是不信任，是那一签，将来是你的保护。第三，没有单据的，另外处理。停车费、小额零钱、抓漏没拿到收据 ——不要硬塞一张不相干的单进去。据实写、注明没有单据、由审批人签。我们讲不完整记录那一集讲过：不完整可以补，虚假不能碰。

收尾

回到开头那一叠单。问题从来不是那叠单。是没有人给过花钱的那个人一张对的表 ——所以他只能用橡皮筋绑起来，丢给一个不敢问他的人。一张表，五个表头、一行一张单、一栏一个类别、加一栏私人。做对了，会计部不用猜，老板看得见自己拿了多少，审计来了你一秒钟就答得出来。我们把这张表做好了放在集页，你可以直接拿去用。想按你公司的科目表调一版？先喝杯咖啡，聊聊你的生意——算账的事，找 LTT。我是 LTT，帮中小企业老板把账做明白。关注我们，下一集见。