Setimbun resit dihumban ke meja: bagaimana membuat tuntutan supaya boleh dijejak balik

Pembuka

Pada hujung bulan bos masuk ke bahagian akaun, meletakkan setimbun resit berikat getah di atas meja, berkata "Ini semua syarikat punya, tuntut sajalah", dan terus keluar. Kerani akaun memandang timbunan itu — ada stesen minyak, ada restoran, ada kedai perkakas, ada pasar raya, dan ada satu slip tulis tangan yang tiada siapa cam. Dua perkara bermain di fikirannya: betulkah semua ini syarikat punya? Dan — boleh tak saya tanya? Kebanyakan masa, dia takkan bertanya. Episod ini tentang menyelesaikan perkara itu. Bukan dengan menjadikannya sedikit lebih berani, tetapi dengan borang yang betul.

Masalahnya bukan pada resit, tetapi pada siapa yang memutuskan

Biar saya jelaskan satu perkara dahulu, sebab inilah akar keseluruhan hal ini: kenapa? Pertama, dia tiada di situ. Sama ada makan itu bersama pelanggan atau bersama keluarga, dia tiada cara untuk tahu. Kedua, dia takkan membantah bos. Itu lumrah manusia. Anda humban setimbun resit kepadanya dan berkata "ini semua syarikat punya", dia ada keraguan, tetapi dia takkan bertanya kepada anda di depan muka. Ketiga, dan yang paling penting: tekaan yang dia buat itu menjadi rekod dalam akaun. Bila LHDN bertanya kelak dan akaun tertulis itu perbelanjaan keraian — atas asas apa? Atas tekaan seorang yang ketika itu tak berani bertanya. Jadi cara yang betul ialah: serahkan keputusan itu balik kepada orang yang membelanjakan duit. Penuntut mengisinya sendiri dan menandatanganinya sendiri. Tandatangan itu bermakna dia berkata: yang ini milik syarikat, dan saya bertanggungjawab. Kerja bahagian akaun berubah daripada meneka kepada merekod. Perbezaan antara dua perkataan itu ialah keseluruhan episod ini.

Kepala borang tuntutan: lima perkara, kurang satu pun timbul masalah

Borang tuntutan yang betul-betul boleh digunakan ada lima perkara dalam kepalanya. Pertama, entiti — syarikat mana yang dituntut. Bos ada tiga syarikat, dan timbunan itu biasanya ada resit milik ketiga-tiganya. Tanpa ruangan ini, resit tercampur ke dalam akaun syarikat yang salah, dan kemudian anda mendapat masalah yang kita bincang dalam episod tentang baki debit pengarah. Kedua, tempoh tuntutan — dari tarikh mana ke tarikh mana. Ruangan inilah yang menghalang tuntutan berganda. Tulis tempohnya dan anda tahu resit itu milik tuntutan yang mana; jumpa resit yang sama lain kali dan satu perbandingan sudah memberitahu anda ia sudah dituntut. Tanpa tempoh, resit yang sama dituntut dua kali ialah perkara yang sangat biasa. Ketiga, penuntut — siapa yang meminta duit daripada syarikat. Bukan "setimbun yang bos beri", tetapi seorang yang khusus. Pengurus projek membayar sendiri, kakitangan pentadbiran pergi membeli sesuatu, bos menggunakan kadnya sendiri — semuanya kena diasingkan, sebab akhirnya duit itu dibayar balik kepada orang yang berlainan. Keempat, cara penyelesaian — ruangan yang paling kerap tertinggal. Dua pilihan: sama ada syarikat membayarnya balik, satu pindahan, duit keluar; atau ia dicatatkan ke akaun semasa pengarahnya, syarikat berhutang buat masa ini dan tiada duit keluar. Dia mesti menandanya sendiri; kerani akaun tak memutuskannya bagi pihaknya. Kelima, nombor. Satu nombor bagi setiap borang tuntutan. Kita akan menggunakannya sebentar lagi bila bercakap tentang penjejakan.

Badan borang: satu resit satu baris, satu kategori satu ruangan

Sekarang bahagian yang paling penting: bagaimana badan borang disusun. Ada satu peraturan sahaja. Satu baris kelihatan begini. Di sebelah kiri ialah identiti resit itu: tarikh, nombor resit, pembekal, keterangan, jumlah. Di sebelah kanan ialah deretan ruangan kategori: perjalanan, keraian, alat tulis pejabat, minyak dan tol, pembaikan, lain-lain — dan kemudian satu ruangan lagi: peribadi. Jadi bagaimana baris itu diisi? Anda agihkan jumlah pada resit itu ke ruangan-ruangan di sebelah kanan. Satu resit pasar raya seratus dua puluh ringgit — lapan puluh lima daripadanya untuk pantri syarikat, tiga puluh lima untuk rumah bos — jadi lapan puluh lima masuk ke alat tulis pejabat dan tiga puluh lima masuk ke peribadi. Dan kemudian bahagian yang paling cantik dalam reka bentuk ini: ia satu semakan terbina dalam. Kalau ia tak sama, bermakna ada satu yang belum diletakkan pada tempatnya. Dan pada hujung bulan, jumlah setiap ruangan ialah satu catatan jurnal. Jumlah ruangan perjalanan masuk ke perjalanan, jumlah ruangan keraian masuk ke keraian. Tak payah selak satu per satu. Borang itu sendiri sudah menyiapkan akaunnya.

Kenapa "satu kategori satu baris" akan membunuh anda

Jadi bagaimana kebanyakan orang membuatnya? Dalam Excel, satu kategori satu baris. Baris ini perjalanan, baris seterusnya keraian, seterusnya alat tulis pejabat. Nampak kemas juga. Tetapi ia ada tiga kelemahan. Pertama, resit yang merangkumi dua kategori tak muat. Resit pasar raya tadi kena dipecahkan kepada dua baris — dan adakah dua baris itu masih resit yang sama? Siapa yang boleh tahu? Kedua, baris terputus daripada kertasnya. Satu baris bukan lagi bersamaan satu keping kertas. Kalau anda mahu menyemak baris itu daripada resit yang mana, anda bergantung pada ingatan atau pada tekaan. Ketiga, dan inilah yang paling menyakitkan: bila anda perlu mengasingkannya kemudian, anda tak boleh. Enam bulan kemudian juruaudit bertanya: sepanjang tahun ini, yang mana peribadi? Dengan borang satu kategori satu baris anda kena membaca semula setiap baris dan menilainya semula. Dengan borang satu resit satu baris, satu kategori satu ruangan, anda cuma melihat ruangan peribadi. Kerja satu saat. Jadi ini bukan soal kekemasan. Ini soal sama ada ia boleh diasingkan kemudian.

Ruangan peribadi: bukan ditolak, tetapi dipindahkan

Sekarang ruangan peribadi, sebab ramai yang mengisinya kemudian tak tahu hendak buat apa dengannya. Bahagian peribadi itu bukan "tolak dan lupakan". Ia satu catatan — ia masuk ke akaun semasa pengarah. Bermakna: tiga puluh lima ringgit itu bukan perbelanjaan syarikat, ia tiga puluh lima ringgit yang bos ambil daripada syarikat. Kenapa ia mesti dibuat begitu? Sebab kalau anda menganggapnya perbelanjaan syarikat, ia salah dari segi cukai, juruaudit akan menegurnya, dan akaun takkan sesekali menunjukkan berapa yang bos ambil. Dan kalau anda hanya meninggalkannya dan tak pedulikannya, duit itu keluar daripada akaun syarikat dan akaun takkan sama. Jadi: masukkannya, agihkannya ke ruangan peribadi, pindahkannya ke akaun semasa pengarah. Akaun kekal bersih, dan bos tahu berapa yang dia sudah ambil daripada syarikat tahun ini. ⚠️ Dan satu peringatan — arah mana akaun semasa pengarah itu berjalan membuat perbezaan dari segi undang-undang. Syarikat berhutang dengan bos ialah liabiliti; bos berhutang dengan syarikat itu cerita lain, dan kita ada satu episod penuh mengenainya. Ruangan ini terkumpul dengan cepat, jadi lihatlah ia secara berkala.

Kebolehjejakan: setiap catatan boleh dijejak balik ke kertasnya

Akhir sekali, menjejaknya balik. Tiga tindakan, semuanya kecil, dan semuanya menentukan sama ada semua ini berguna atau tidak. Pertama, rangkaikan nombornya. Borang tuntutan ada nombor dan setiap baris ada nombor baris — tulis nombor tuntutan dan nombor baris pada resit fizikal itu. Kemudian, bila anda melihat satu catatan dalam akaun, anda boleh mengundur balik kepada baris yang mana pada borang tuntutan yang mana, dan seterusnya kepada keping kertas itu. Kedua, lampiran disusun mengikut susunan baris. Resit bagi baris pertama diletakkan dahulu. Jangan sumbat seberkas ke dalam satu sampul dan biarkan orang seterusnya memadankannya sendiri. Ketiga, imbas keseluruhannya menjadi satu PDF — borang di depan, resit di belakang, mengikut susunan. Satu tuntutan bersamaan satu fail. Ini logik yang sama dengan episod tentang pakej bukti: satu catatan, satu set bukti yang lengkap. Cuma kali ini set itu disusun dan diserahkan oleh penuntut sendiri.

Tiga peraturan yang menghidupkannya

Setelah sistem itu dibina, ia perlu terus berjalan. Tiga peraturan. Pertama, ada tarikh tutup. Tuntutan dikutip pada satu hari yang tetap setiap bulan. Lepas itu masuk bulan depan — kalau tidak, penutupan bulanan takkan selesai-selesai, satu perkara yang kita sebut dalam episod tentang apa jadi selepas akaun ditutup. Kedua, pelulus tak boleh penuntut sendiri. Isi sendiri, tandatangan sendiri, luluskan sendiri — itu bukan sistem. Sekurang-kurangnya kena ada orang kedua yang sudah melihatnya. Tuntutan bos sendiri pun patut disemak oleh seseorang — bukan kerana tak percaya; tandatangan itu ialah perlindungan anda kelak. Ketiga, yang tiada resit dikendalikan berasingan. Parkir, duit syiling, kerja pembaikan yang tak dapat resit — jangan paksa masuk resit lain yang tak berkaitan untuk menutupnya. Tulis seperti yang berlaku, catatkan bahawa tiada resit, dan minta pelulus menandatangan. Seperti kita sebut dalam episod tentang rekod tak lengkap: yang tak lengkap boleh dilengkapkan, yang palsu jangan sentuh.

Penutup

Kembali kepada timbunan resit tadi. Masalahnya tak pernah pada timbunan itu. Masalahnya ialah tiada siapa pernah memberikan orang yang membelanjakan duit itu satu borang yang betul — jadi yang dia mampu buat hanyalah mengikatnya dengan getah dan menghumbannya kepada seseorang yang tak berani bertanya kepadanya. Satu borang: lima perkara dalam kepala, satu baris satu resit, satu ruangan satu kategori, tambah satu ruangan peribadi. Buat dengan betul dan bahagian akaun tak perlu meneka, bos nampak berapa yang dia sudah ambil, dan bila juruaudit datang anda boleh menjawab dalam satu saat. Kami sudah menyiapkan borang itu dan meletakkannya pada halaman episod, dan anda boleh terus menggunakannya. Nak versi yang diselaraskan dengan carta akaun syarikat anda sendiri? Jom minum kopi dahulu dan borak pasal bisnes anda. Hal akaun, cari LTT. Saya LTT, membantu bos PKS faham akaun sendiri. Ikuti kami, jumpa lagi.