Sebelum kita cakap pasal e-Invoice: invois anda lulus tak?

Pembuka

Bos, semua orang bercakap pasal e-Invoice. Tetapi mula-mula, satu soalan yang jujur: invois anda sekarang ini lulus tak? Penerangan ditulis sesuka hati, tempat perpuluhan bersepah, pemulangan diuruskan dengan memadam invois. Dengan asas yang tak kukuh, apa sahaja sistem yang anda letak di atasnya akan tetap bersepah. Hari ini kita habiskan peraturan mengeluarkan invois sekali gus.

Invois yang lulus

Invois yang lulus tak boleh kekurangan mana-mana daripada ini. Penerangan yang ditulis untuk orang luar — bukan sekadar "barang" atau "perkhidmatan". Nyatakan barang apa dan spesifikasi apa; kerja apa yang dibuat dan untuk tempoh yang mana. Piawaiannya ialah orang ketiga memahaminya: juruaudit memahaminya, LHDN memahaminya, dan anda sendiri memahaminya enam bulan kemudian. Unit dan kuantiti — nyatakan unit ukuran atau UOM: biji, kilogram, jam, kaki persegi. Tetapkan peraturan untuk perpuluhan: kuantiti boleh membawa beberapa tempat, tetapi jumlah membawa dua, dan seluruh syarikat membundarkan dengan cara yang sama, kalau tidak penyesuaian bertukar jadi memburu beberapa sen. Mata wang — kalau anda berurusan dengan pelanggan luar negara, tandakan sama ada RM atau USD dan catat kadarnya. Kemudian nombor invois berjujukan dan tarikh — serta wajah daripada pelajaran kedua belas: logo, alamat, e-mel, catatan dan terma bayaran. Terma yang dinyatakan pada invois itulah tempat anda berpijak bila mengejar bayaran.

Biarkan duit berjalan masuk sendiri

Invois bukan sekadar rekod. Ia alat mengutip. Tiga kelengkapan moden untuk ditambah. Kod QR bayaran — cetak satu pada invois dan pelanggan imbas terus bayar, tanpa perlu bertanya nombor akaun anda. Pautan gerbang pembayaran — letak "bayar di sini" dalam invois elektronik dan terima kad kredit serta perbankan dalam talian. Dan resit automatik — sebaik duit sampai, resit dikeluarkan dan dihantar. Seperti kata pelajaran keenam: keluarkan invois cepat, kejar rapat. Makin pendek laluan ke bayaran, makin cepat duit pulang.

Pelbagai cara mengutip secara berperingkat

Bukan setiap kerja dikutip sekali gus. Beberapa corak yang biasa. Deposit dan bil akhir — keluarkan invois deposit bila anda ambil deposit, keluarkan invois akhir semasa penghantaran, dan setiap dokumen menyatakan dengan jelas jumlah keseluruhan, berapa yang sudah diterima dan berapa yang tinggal. Bil mengikut kemajuan — bisnes projek daripada pelajaran kesepuluh membil mengikut peringkat: satu untuk asas, satu untuk struktur, satu semasa siap, setiap satu padan dengan kemajuan kontrak. Satu invois dikutip dalam beberapa bayaran — pelanggan yang membayar satu invois dalam tiga atau empat ansuran tak jadi masalah; padankan setiap terimaan kembali kepada invois itu (peraturan daripada pelajaran keenam) dan baki pada penyata jadi jelas. Dan ejen pelancongan serta pengendali pelancongan ambil perhatian — banyak daripada apa yang anda kutip daripada pelanggan itu dikutip bagi pihak orang lain. Duit tambang dan duit hotel diserahkan kepada pembekal dan bukan semuanya pendapatan anda. Dokumen kena mengasingkan apa yang dikutip dan dibayar bagi pihak orang daripada yuran perkhidmatan anda sendiri, kalau tidak hasil anda membengkak dan cukainya pun salah.

Terjual, kemudian pulang: pemulangan, pertukaran, varian

Barang yang terjual dan pulang semula ialah ujian kemahiran yang sebenar. Pemulangan dan bayaran balik — jangan sekali-kali padam invois. Keluarkan nota kredit. Invois asal kekal, nota kredit membalikkannya, dan keseluruhan ceritanya boleh dibaca. Memadam invois ialah dosa besar dalam simpan kira, dan ia tak boleh dijelaskan bila akaun diperiksa. Pertukaran — walaupun tukar barang yang sama nilainya, ia meninggalkan jejak: nota kredit membalikkan yang asal dan invois baharu menampung item baharu. Model sama, warna atau saiz berbeza — untuk kasut dan pakaian, setiap warna dan saiz ialah SKU tersendiri, seperti yang dibincang pelajaran kesembilan, supaya stok dapat mengikut bila ada pertukaran. Produk sama, spesifikasi atau model berbeza — nombor model yang berbeza ialah item yang berbeza; sediakan berasingan, jangan berkongsi satu kod. Barang sama, kos berbeza — stok baharu dan stok lama, kelompok yang dibeli pada harga berbeza, malah stok yang sudah bertahun terperap: SKU tak berubah, dan sistem mengendalikan lapisan kosnya mengikut kaedah penilaiannya. Melangsaikan stok lama dengan diskaun ialah hal harga; sisi kosnya sistem kira sendiri.

Penutup

Semua peraturan ini boleh dicapai dalam sistem seperti Bukku — dengan syarat ia disediakan dengan betul pada permulaan: macam mana item dicipta, macam mana perpuluhan ditetapkan, macam mana aliran nota kredit berjalan. LTT membina asas ini untuk pelanggan, supaya bila e-Invoice tiba, ia satu peralihan dan bukan permulaan semula. Salah satu pelajaran yang akan datang dikhaskan untuk e-Invoice. Jom minum kopi dahulu dan borak pasal bisnes anda. Hal akaun, cari LTT. Saya LTT, membantu bos PKS faham akaun sendiri. Ikuti kami, jumpa lagi.