Apa yang perakaunan moden boleh buat: setiap "boleh tak…" yang bos tanya, kami jawab

Pembuka

Sepanjang tahun-tahun ini bos bertanya kepada kami berbagai-bagai soalan "boleh tak". Boleh tak simpan akaun tanpa komputer? Tanpa pencetak? Macam mana kalau gudang seratus kilometer dari rumah? Boleh tak pesanan Shopee masuk akaun sendiri? Hari ini kita jawab semuanya sekali gus. Kebanyakannya jawapannya boleh — kalau akaun anda ada di awan.

Peralatan: masih perlu komputer dan pencetak?

"Saya ada tablet sahaja, tiada komputer. Boleh tak simpan akaun?" Boleh. Perakaunan awan berjalan dalam pelayar, dan mengeluarkan invois, menyemak akaun serta membaca laporan semuanya boleh dibuat pada tablet. Kerja berat — catatan pukal, penutupan tahun — anda serahkan kepada kami. "Pencetak pula?" Makin lama makin tak perlu. Keluarkan invois dan hantar kepada pelanggan melalui WhatsApp atau e-mel. Dalam zaman salinan lembut ialah yang asal, mencetak itu pengecualian. "Dan slip bayaran yang pelanggan WhatsApp selepas membuat pindahan?" Jangan biarkan ia mati dalam sejarah sembang. Sistem awan boleh melekatkan slip bayaran terus pada transaksi itu, jadi dokumen tinggal bersama transaksi, dan separuh daripada kerja pemfailan daripada pelajaran kelima belas dibuat oleh sistem untuk anda.

Sambungan dan jarak

"Tiada talian tetap di kedai. Boleh tak guna awan?" Boleh. Sistem perakaunan menggunakan data yang sangat sedikit, dan berkongsi 4G atau 5G sudah memadai. Liputan lemah? Mengeluarkan invois dan menyemak akaun berlaku secara berselang, jadi menyegerak bila ada isyarat sudah memadai — hanya kawasan yang betul-betul tiada isyarat memerlukan rancangan lain. "Saya guna perisian desktop, tetapi bila di luar saya nak semak harga stok." Itulah pemisah antara desktop dan awan. Akaun yang terkunci dalam satu komputer di kedai bermakna sebaik anda melangkah keluar, anda buta. Di awan anda semak pada telefon bila-bila masa: barang ini dijual pada harga berapa, tinggal berapa biji dalam stor, sudah sampai paras pesan semula atau belum. Stok perpetual daripada pelajaran kesembilan hidup dalam poket anda. "Beberapa cawangan, kilang jauh dari rumah, bisnes luar negara?" Hanya ada satu set akaun di awan dan semua orang membaca yang sama: setiap cawangan mengeluarkan invois sendiri sementara bos memerhati keseluruhan gambaran dari rumah. Luar negara? Berbilang mata wang, dari mana-mana. Jarak bukan lagi alasan.

Realiti mengutip bayaran

Cara mengutip lebih banyak sekarang, dan akaun kena mengikutnya. Caj kad kredit dan bank — pelanggan bayar seratus dan seratus itu bukan yang sampai ke akaun anda: caj ditolak, dan duitnya baru selesai sehari dua kemudian. Peraturannya: rekod jualan secara kasar, rekod caj sebagai perbelanjaan berasingan, dan ingat lat penyelesaian itu, supaya perbezaan dengan baki bank tak membuatkan anda panik. Penyesuaian POS — pada waktu tutup, laporan POS menunjukkan tunai, kad dan Touch 'n Go. Satu baris penyesuaian bagi setiap jenis bayaran: tunai lawan laci, kad lawan kredit bank, dompet elektronik lawan penyelesaian dompet. Setiap baris dijelaskan. Bayar guna Touch 'n Go dan dipulangkan tunai? Pulangkan melalui laluan asal di mana boleh. Kalau betul-betul kena tunai, rekod dua kaki itu berasingan — satu masuk dompet, satu keluar tunai — dan guna nota kredit kembali kepada invois asal; jangan cantumkan jadi satu. Jualan tunai yang pelanggan datang balik minta bayaran balik dan dokumennya tak jumpa? Itu kerja rumah daripada pelajaran kesembilan belas: nombor invois berjujukan serta pemfailan yang kemas, dan carian ikut tarikh atau jumlah akan menjumpainya. Bayaran balik tanpa invois di belakangnya ialah lubang hitam dalam akaun.

Bisnes platform: Shopee, Lazada, Grab

Untuk yang menjual di platform, tiga perkara. Satu, duitnya bersih — platform menolak komisennya dan subsidi penghantaran sebelum ia membayar anda. Sama seperti caj kad: rekod jualan secara kasar, rekod komisen sebagai perbelanjaan, dan jangan rekod hanya apa yang mendarat. Dua, macam mana nak catat — bila jumlah kecil, transaksi demi transaksi; bila jumlah besar, catat ringkasan harian: ikut platform, ikut jenis bayaran, satu baris sehari, dengan peraturan ditetapkan sekali dan digunakan sepanjang tahun. Apa sahaja yang datang daripada setiap platform berakhir dalam set akaun awan yang sama — itulah maksudnya dapur pusat, bukan masing-masing masak sendiri. Tiga, penyegerakan bukan segalanya — sebaik pesanan platform disegerakkan masuk, apa jadi bila pelanggan batalkan atau stok tak dapat dihantar? Penyegerakan tak membalikkan dirinya sendiri, jadi anda perlukan prosedur pembalikan: nota kredit atau entri pelarasan kena mengikut. Dan tambah satu lagi perlindungan: sesuaikan dengan penyata penyelesaian platform setiap bulan. Penyegerakan itu kemudahan; penyesuaian itu kebenaran.

Sebelum ambil pesanan, kena boleh nampak

Satu lagi "boleh tak" yang terakhir, dan yang paling bernilai: "Pesanan besar ini — mampu tak saya ambil?" Bahan cukup tak — stok dan pesanan yang sudah dijanjikan boleh dilihat dalam sistem. Tunai tahan tak — anda bayar bahan dahulu dan pelanggan bayar mengikut tempoh, dan jarak aliran tunai di antaranya ialah sesuatu yang orang dengan akaun yang sihat boleh kira. Boleh nampak itulah yang memberi anda keberanian untuk mengambilnya; mampu menanggung itulah yang memberi anda keberanian untuk membesar. Itulah yang perakaunan moden sebenarnya boleh buat — bukan merekod masa lalu, tetapi melihat langkah seterusnya dengan jelas. Jom minum kopi dahulu dan borak pasal bisnes anda. Hal akaun, cari LTT. Saya LTT, membantu bos PKS faham akaun sendiri. Ikuti kami, jumpa lagi.