Penyesuaian: kenapa mengambil alih akaun yang separuh siap lebih baik dibuat semula daripada disambung

Pembuka

Bos, ini satu keadaan yang ramai tak faham. Anda ambil akauntan baharu untuk mengambil alih, akaun separuh siap, dan apa yang ada dalam fikiran anda ringkas: sambung sahaja dari situ. Kemudian dia beritahu anda, "Saya nak buat semula enam bulan lepas." Dan anda terfikir: bukankah itu membazir duit? Ia sudah pun dibuat. Hari ini kita selesaikannya: kenapa, bila mengambil alih akaun lama, membuatnya semula selalunya lebih murah daripada menyambungnya.

Mula-mula, apa sebenarnya penyesuaian menyesuaikan

Mula dengan asasnya. Penyesuaian bukan "menyemak sama ada angka nampak betul". Ia mengambil dua rekod bebas dan membiarkannya saling mengesahkan. Tiga jenis yang biasa. Penyesuaian bank — baki bank dalam akaun anda berbanding baki pada penyata bank. Di mana bezanya? Cek yang belum ditunaikan, pindahan yang baru mendarat pada hujung bulan, caj bank. Penyesuaian pembekal — apa yang akaun anda kata anda hutang berbanding apa yang penyata mereka kata anda hutang. Di mana bezanya? Invois yang mereka keluarkan tetapi anda belum terima, barang yang anda pulangkan tetapi mereka belum keluarkan nota kredit, bayaran yang anda buat tetapi mereka padankan pada invois yang salah. Penyesuaian pelanggan — set yang sama secara terbalik, dan penuaan daripada pelajaran keenam. Intinya: nilai sesuatu penyesuaian bukan kerana ia padan. Ia kerana bila ia tak padan, anda tahu item mana bezanya. Tak padan dan tak boleh sebut kenapa bukan penyesuaian langsung.

Di mana masalahnya bila diserahkan pada pertengahan tahun

Sekarang penyerahan. Tiga keadaan yang paling kerap. Satu, anda buat separuh sendiri — anda atau isteri anda yang masukkan beberapa bulan pertama dan selebihnya diserahkan kepada akauntan. Dua, rakan sekerja yang menyimpan akaun sudah berhenti; mereka sampai ke bulan Jun dan kemudian mereka tiada. Tiga, sistem perakaunan bertukar: satu pada separuh pertama tahun, satu lagi pada separuh kedua. Ketiga-tiganya berkongsi masalah yang sama: anda tak tahu apa yang sudah pun dibuat. Buka dan ada angka di situ. Tetapi mula bertanya. Terimaan ini — jualan, atau bos memasukkan duit (garisan syarikat lawan peribadi daripada pelajaran ketiga)? Invois ini — sudah dicatat, atau sekadar diimbas dan difailkan? Baki "lain-lain akaun belum bayar" ini — apa sebenarnya di dalamnya? Tiada siapa boleh jawab, sebab sesiapa yang membuatnya bekerja daripada ingatan, dan ingatan itu sudah pergi sedangkan akaunnya tinggal. Jadi masalah yang sebenar bukan kerana angkanya bersepah. Ia kerana akaun datang tanpa manual — tiada siapa tahu macam mana setiap baki itu tumbuh.

Kenapa membuat semula lebih murah

Jadi kenapa orang yang mengambil alih lebih rela membuatnya semula? Kira dan ia jelas. Menyambung bermakna arkeologi dahulu: setiap baki kena dijejak balik ke sumbernya dan disahkan apa ia sebenarnya, sama ada ia betul, dan sama ada ia berulang. Satu baki boleh melibatkan belasan entri, dan satu entri yang tak dapat dijejak menyekat keseluruhan barisan. Dan selepas menjejakinya pun anda masih tak boleh menjaminnya, sebab anda hanya nampak hasilnya, bukan pemikiran pada masa itu. Membuat semula? Anda sudah pun ada dokumennya (pakej bukti daripada pelajaran ketiga puluh satu), dan anda catat tempoh itu sekali jalan, mengikut satu set peraturan. Jumlah sebulan di tangan yang berpengalaman itu cepat. Itulah bezanya: membuat semula ialah kerja, menyambung ialah teka-teki. Kerja boleh dianggarkan; teka-teki tidak, dan seperti kata pelajaran ketiga puluh, makin lama teka-teki itu makin mahal harganya. Dan bila kerja semula itu selesai, apa yang anda pegang ialah setahun penuh atas satu logik yang konsisten — boleh dibandingkan dengan tahun lepas, dan boleh dibawa ke bank. Menyambung meninggalkan anda dengan satu logik pada separuh pertama, satu lagi pada separuh kedua, dan satu jahitan yang kekal di tempat ia bercantum.

Rintangan menukar sistem

Sekarang menukar sistem. Bos selalu tanya, "Data tak boleh dipindah terus?" Baki boleh berpindah; kefahaman tidak. Setiap sistem ada perangainya sendiri: macam mana akaun dikumpulkan, macam mana dokumen dilekatkan, macam mana stok dinilai, sama ada laporan boleh diklik sampai ke sumbernya. Seperti kata pelajaran kedua puluh dua, satu sebab kami guna Bukku ialah laporan boleh dijejak sampai ke dokumen. Jadi perkara paling penting bila menukar sistem bukanlah pemindahan data. Ia memutuskan satu garisan: sistem lama dikunci, dan mulai satu hari tertentu semuanya dibuat baharu. Garisan itu biasanya diletak pada permulaan tahun kewangan — bersih, boleh dibandingkan dan senang dijelaskan semasa pemfailan. Betul-betul kena tukar pada pertengahan tahun? Kalau begitu anggap garisan itu sebagai penutupan tahun yang kecil: kira stok, sesuaikan, keluarkan bakinya, dan gunakan itu sebagai angka pembukaan dalam sistem baharu. Kemudian simpan sistem lama; jangan padamkannya. Menyimpannya bukan sentimen, ia bukti.

Penutup

Ringkasnya: penyesuaian ialah dua rekod yang saling mengesahkan, dan ia hanya dikira kalau anda boleh sebut di mana bezanya. Apa yang mahal tentang penyerahan pertengahan tahun bukan angkanya tetapi manual yang tiada. Jadi membuat semula selalunya lebih murah daripada menyambung — kerja boleh disebut harga, teka-teki tidak. Dan bila menukar sistem, tarik satu garisan dahulu dan kunci yang lama dan bukan memadamkannya. Kalau anda sedang memegang set akaun yang separuh siap dan tiada siapa boleh jelaskan — itu bukan salah anda; itu masalah struktur pada penyerahannya. Jom minum kopi dahulu dan borak pasal bisnes anda. Hal akaun, cari LTT. Saya LTT, membantu bos PKS faham akaun sendiri. Ikuti kami, jumpa lagi.