Rekod tak lengkap: duit memang dibelanja, tetapi tiada dokumen. Sekarang macam mana?

Pembuka

Bos, pelajaran ini menjawab soalan yang hampir setiap pemilik bisnes pernah tanya: "Saya memang belanja duit ini, tetapi saya tiada dokumen — boleh masuk akaun tak?" Ada yang akan beritahu anda "tak boleh, tiada dokumen tiada tuntutan". Ada pula yang akan beritahu anda "tak apa, tulis sahaja satu". Kedua-duanya salah. Jawapan yang betul ialah satu baris: tiada dokumen tak bermakna tiada bukti. Tetapi — anda boleh baiki bukti, dan anda tak boleh baiki kejujuran. Hari ini kita tarik garisan itu dengan jelas.

Asingkan dahulu tiga jenis "tiada dokumen"

"Tiada dokumen" sebenarnya tiga keadaan, dan ia dikendalikan dengan cara yang sama sekali berbeza. Pertama: ada dokumen dan anda hilangkannya. Kedai mengeluarkannya dan anda tak simpan, atau kertas terma sudah pudar (pelajaran kelima). Yang ini paling mudah: pergi minta salinan, atau baikinya dengan rekod bayaran pada masa itu. Kedua: bidang itu memang tak keluarkan dokumen. Sayur, ikan dan daging di pasar; buruh upahan dan pembantu sementara; jumlah kecil di tepi jalan. Yang ini bergantung pada baucar dalaman, yang kita bincang sebentar lagi. Ketiga: pihak sebelah sana enggan mengeluarkannya. Anda minta dokumen dan mereka kata "nak dokumen tambah harga", atau langsung tak beri. Ini bukan masalah perakaunan, ini masalah belian. Ia biasanya bermakna mereka tak isytiharkan di pihak mereka, dan kalau anda catat ke dalam akaun anda, risikonya mengekori anda. Dua yang pertama boleh dibaiki; yang ketiga tentang keputusan belian anda, bukan akaun anda.

Tiada dokumen, jadi apa yang anda perlukan sebaliknya?

Jadi untuk keadaan kedua, di mana bidang itu tak keluarkan dokumen, apa yang menggantikannya? Jawapannya: keluarkan baucar dalaman sendiri dan gandingkannya dengan jejak luaran. Bahagian dalaman itu, yang kami panggil baucar, perlukan lima perkara padanya: tarikh, apa yang dibeli, berapa, siapa yang terima, dan siapa yang luluskan. Dua yang terakhir itu intinya. Tanpanya kertas itu tiada kekuatan. Kemudian gandingkan dengan jejak luaran, makin banyak makin baik: rekod pindahan yang menunjukkan duit keluar daripada akaun; rekod penghantaran atau penerimaan barang yang menunjukkan ia betul-betul sampai; sekeping foto — sayur di pasar, bahan di tapak; dan tandatangan daripada sesiapa yang menerima duit itu. Tiga soalan pelajaran ketiga puluh satu: ia berlaku tak, ia sampai tak, duit bergerak tak? Beberapa contoh praktikal. Restoran yang membeli di pasar — satu nota belian sehari, menyenaraikan item dan jumlahnya, ditandatangani oleh sesiapa yang membeli, diluluskan oleh bos, dan satu entri dalam buku tunai pada hari yang sama. Membuatnya setiap hari itulah yang menjadikannya meyakinkan; membuatnya pada hujung tahun terserlah sekali pandang. Gaji pekerja asing — anda perlukan senarai gaji dengan setiap orang menandatangani penerimaan, dan pindahan bank di mana boleh. Kalau dibayar tunai, helaian tandatangan itu wajib disimpan. Gaji juga membawa kewajipan berkanun, yang bergantung pada keadaan anda dan peraturan tahun berkenaan. Setimbun resit kecil bernilai beberapa ringgit setiap satu — jangan masukkan satu demi satu. Guna wang runcit: tetapkan satu jumlah tetap, isi semula bila habis, catat sekali gus, dan kokot dokumennya bersama (mengimbas daripada pelajaran kedua puluh empat).

Sisi yang lebih serius: pendapatan tanpa dokumen

Semua setakat ini ialah perbelanjaan tanpa dokumen. Sekarang yang lebih serius: pendapatan tanpa dokumen. Ini sangat biasa — penjual susu soya, gerai makanan masak, runcit tunai, tapak pasar malam. Dokumen belian lengkap dan tiada langsung rekod apa yang dijual. Bos akan kata, "pelanggan tak nak resit." Betul, pelanggan tak nak. Tetapi anda perlukannya. Sebab kalau anda ada belian dan tiada jualan, akaun menunjukkan kerugian yang kekal. Bila LHDN nampak begitu, reaksi pertamanya bukan "bisnes ini susah", tetapi "mereka tak isytiharkan semuanya" — dan kemudian mereka memandang anda atas asas anggaran (pelajaran keempat puluh tiga tentang anggaran: kalau anda tak beri angkanya, orang lain akan menganggarkannya untuk anda). Apa yang perlu dibuat? Ia ringkas: tutup sekali sehari. Dengan mesin daftar tunai, ambil bacaan Z harian. Tanpa mesin, simpan buku jualan harian: berapa tunai hari ini, berapa kad, berapa dompet elektronik. Kemudian bankkan pada hari yang sama. Langkah membank itu yang penting, sebab penyata bank ialah bukti luaran (pelajaran kedua puluh tujuh) dan ia memberi keterangan bagi jualan anda. Tunai yang tertinggal dalam laci takkan dapat membuktikan dirinya sendiri.

Membayar daripada laci tunai: tabiat yang paling kusut

Sekarang tabiat yang paling banyak mengusutkan satu set akaun: mengambil tunai terus daripada laci untuk membayar sesuatu. Bahan, buruh upahan, minyak, malah bos mengambil sedikit untuk dirinya. Hasilnya: jualan tak direkod sepenuhnya, perbelanjaan tak direkod sepenuhnya, dan jarak di antaranya tiada siapa boleh jelaskan. Hanya ada satu pendekatan yang betul: apa yang masuk itu masuk, apa yang keluar itu keluar. Kutipan tunai hari ini direkod sebagai jualan sepenuhnya dan dibankkan sepenuhnya; bayaran keluar daripada wang runcit atau bank. Menyusahkan? Ia menyusahkan sekali. Membiarkannya jadi kusut menyusahkan selama setahun (pelajaran ketiga puluh). Dan beberapa kes biasa yang berbaloi dijelaskan sekalian di sini. Barang percuma atau FOC — skru tambahan atau hadiah yang pembekal beri: kos belian tak berubah, tetapi kuantitinya kena masuk stok, kalau tidak rekod stok takkan padan selama-lamanya (pelajaran kesembilan). Bos mengambil barang untuk dirinya, atau kawan dan keluarga mengambil barang — itu bukan jualan, itu pengeluaran. Ia kena direkod, kalau tidak kos jualan anda membengkak tanpa sebab yang kelihatan (pelajaran ketiga tentang mengasingkan syarikat daripada peribadi). Belian pekerja — itu jualan, cuma pada harga yang berbeza. Keluarkan invois dan catat seperti biasa. Bos mengeluarkan mata wang asing daripada syarikat — pengurup wang mengeluarkan sedikit SGD, contohnya: itu pengeluaran atau pendahuluan, dan ia perlu direkod, dengan kadar dan tarikh. Ia bukan "ambil dan sudah".

Garisan merah: jangan sentuh yang ini

Akhirnya, garisan merah. Ini tak diselesaikan oleh mana-mana teknik simpan kira. Satu, saluran duit bawah tanah dan menjalankan transaksi melalui ceti. "Tolong jalankan ini untuk saya" — seperti yang dibincang pelajaran keempat puluh lima: saat apa-apa di hulu jadi tak kena, seluruh rantaian membeku, dan akaun yang beku membunuh bisnes di tempat itu juga. Yuran yang anda jimat tak membeli balik akaun yang beku. Dua, barang yang dihantar terus dari luar negara tanpa sebarang perisytiharan kastam. Duitnya memang dibayar dan barangnya memang sampai — tetapi duti dan pematuhan import bukan sesuatu yang simpan kira boleh baiki. Rekod dengan jujur dalam akaun, pergi dapatkan apa-apa dokumen yang sepatutnya, dan jangan tampal ia dengan invois buatan sendiri. Tiga, membuat dokumen sendiri. Inilah yang paling maut. Duit yang benar-benar dibelanja tanpa dokumen ialah rekod yang tak lengkap — ia boleh dijelaskan dan buktinya boleh dikumpulkan. Membuat dokumen ialah perkara yang sama sekali berbeza, sifatnya lain sama sekali, dan ia biasanya meninggalkan jejak juga. Ingat baris ini: tak lengkap boleh dibaiki, palsu tak boleh disentuh.

Penutup

Ringkasnya: "tiada dokumen" datang dalam tiga jenis — hilang, bidang tak keluarkan, dan mereka enggan — dan hanya dua yang pertama ialah masalah perakaunan. Tanpa dokumen, guna baucar dalaman serta jejak luaran: ia berlaku tak, ia sampai tak, duit bergerak tak? Sisi pendapatan lebih penting — tutup setiap hari dan bankkan pada hari yang sama, sebab tunai dalam laci tak dapat membuktikan dirinya. Apa yang masuk itu masuk dan apa yang keluar itu keluar. Dan jangan sentuh tiga garisan merah itu. Kalau akaun anda memang dalam keadaan begini sekarang, tak perlu rasa malu — kebanyakan bisnes membesar begitu. Yang penting ialah merekod dengan lengkap bermula hari ini. Jom minum kopi dahulu dan borak pasal bisnes anda. Hal akaun, cari LTT. Saya LTT, membantu bos PKS faham akaun sendiri. Ikuti kami, jumpa lagi.