Memilih dan menggunakan storan awan: penyegerakan bukan sandaran

Pembuka

Bos, kebanyakan syarikat ada storan awan sekarang — Dropbox, Google Drive, OneDrive, Box, satu atau yang lain. Tetapi kebanyakan orang menggunakannya sebagai pemacu kilat yang tinggal dalam talian. Dan kemudian benda jadi tak kena: fail separuh disegerakkan dan hilang; dua orang menyunting dokumen yang sama dan berakhir dengan dua; dan yang paling teruk sekali — seluruh pangkalan data perakaunan rosak. Hari ini kita selesaikan macam mana storan awan patut digunakan, dan satu baris yang paling penting: penyegerakan bukan sandaran.

Rintangan pertama: nama fail

Mula dengan punca masalah yang paling tak ketara dan paling biasa: nama fail. Bila storan awan gagal menyegerak, tujuh daripada sepuluh kali ia nama fail. Tiga perkara untuk diingat. Satu, terlalu panjang. Tambah folder demi folder dan keseluruhan laluan melebihi had sistem. Ia nampak elok pada komputer anda, dan saat ia menyegerak ia tersekat — dan ia tak semestinya memberitahu anda. Dua, aksara khas. Garis condong, titik bertindih, tanda soal, bintang, tanda petikan, garis tegak — sistem yang berbeza ada peraturan yang berbeza. Anda boleh menaipnya pada satu mesin dan pada mesin lain ia bertukar jadi karut atau langsung tak menyegerak. Tiga, ruang kosong. Satu ruang tak menjadi masalah, tetapi dua ruang, atau satu ruang di hujung, tak nampak pada mata dan sangat jelas kepada mesin. Jadi pendekatan LTT ringkas, seperti yang dibincang pelajaran kelima belas dan kesembilan belas: guna satu konvensyen penamaan yang tetap, guna huruf, angka, sengkang dan garis bawah sahaja, dan sentiasa tulis tarikh yymmdd. Ia bukan cerewet. Ia supaya fail itu masih boleh dijumpai dan dibuka sepuluh tahun dari sekarang.

Pelajaran paling mahal: jangan letak pangkalan data dalam folder yang disegerakkan

Sekarang pelajaran yang paling mahal. Perisian perakaunan yang lebih lama — sistem gaya UBS yang dibina atas fail DBF — tak menyimpan datanya dalam satu fail. Ia menyimpan satu set fail yang bergerak bersama. Tekan "catat" dan ia mengubah beberapa fail serentak. Kalau folder itu sedang disegerakkan, awan nampak fail berubah dan mula memuat naik; separuh jalan memuat naik program mengubah satu lagi; kedua-dua belah bergelut, dan hasilnya ialah ayat yang paling menakutkan: "pangkalan data rosak, tak boleh dibuka". Lebih teruk lagi, penyegerakan memuat naik versi yang rosak itu juga. Anda ingat ada salinan yang baik di awan — tiada; salinan di awan itu pun rosak. Jadi peraturannya keras: pangkalan data yang program tulis sepanjang masa tak boleh duduk dalam folder yang disegerakkan. Simpan ia setempat pada mesin dan sandarkan berasingan — eksport satu salinan pada hujung setiap hari bekerja dan letak itu di awan. Penyegerakan untuk perkongsian, bukan untuk keselamatan.

Sejarah versi: ia sudah menyelamatkan ramai orang

Sekarang berita baik. Storan awan ada satu ciri yang ramai bos tak pernah guna, dan ia sudah menyelamatkan ramai orang: sejarah versi. Anda tentu kenal keadaannya. Satu fail Excel yang anda buat tiga hari, dan seorang rakan sekerja tersilap, menulis ganti atau memadam separuh daripadanya, menyimpan dan menutupnya. Dahulu? Buat semula. Sekarang: klik kanan fail itu, cari sejarah versi, dan tarik balik versi semalam. Dropbox, Google Drive, OneDrive dan Box semuanya ada; cuma namanya dan tempoh penyimpanannya berbeza. Dua peringatan. Satu, ia hanya menyimpan versi untuk satu tempoh, jadi fail penutupan tahun yang betul-betul penting tetap perlukan salinan berasingan — jangan bergantung pada sejarah versi sahaja. Dua, ia menyelamatkan anda daripada suntingan yang salah, bukan daripada mesin yang rosak. Cakera yang terbakar atau penyulitan perisian tebusan perlukan sandaran, bukan sejarah versi.

Penstriman atau cermin?

Satu lagi tetapan yang sangat praktikal. Storan awan hari ini biasanya menawarkan dua mod. Cermin — apa yang ada di awan memang ada juga pada komputer anda. Baiknya: ia boleh dibuka tanpa sambungan, dan ia laju. Kosnya: ia memakan ruang cakera. Penstriman — anda nampak satu senarai, dan fail itu hanya dimuat turun bila anda mengkliknya. Baiknya: beratus gigabait fail syarikat kelihatan pada komputer riba yang kecil. Kosnya: tiada sambungan, tiada fail. Macam mana nak pilih? Beberapa folder yang anda guna setiap hari — tetapkan kepada simpan pada peranti ini, terutamanya kalau anda bergerak atau bekerja di premis pelanggan. Fail bertahun lalu — penstriman sudah memadai. Dan satu sampingan: banyak syarikat masih menyimpan folder SharePoint yang sangat lama dengan panjang laluan yang menakutkan dan kebenaran yang tiada siapa ingat. Tak perlu tergesa-gesa memindahkannya — tetapi berhenti menambah benda baharu ke dalamnya. Tarik satu garisan (pendekatan daripada pelajaran kedua puluh tiga): kunci yang lama, dan kerja baharu ikut peraturan baharu.

Penutup

Ringkasnya, lima baris. Penyegerakan bukan sandaran. Bila penyegerakan gagal, tengok nama fail dahulu — terlalu panjang, aksara khas, ruang kosong yang tersasar. Pangkalan data yang program tulis tak boleh duduk dalam folder yang disegerakkan. Sejarah versi menyelamatkan anda daripada suntingan yang salah; sandaran menyelamatkan anda daripada mesin yang rosak. Simpan folder harian pada peranti, strim yang lama, dan kunci gudang lama dan bukan menambah padanya. Penyedia yang mana? Terus terang, keempat-empatnya boleh buat kerja ini. Bezanya ialah sama ada anda ada satu set peraturan. Tanpa peraturan, mana-mana pun sama bersepahnya. Nak satu set peraturan fail disediakan untuk syarikat anda? Jom minum kopi dahulu dan borak pasal bisnes anda. Hal akaun, cari LTT. Saya LTT, membantu bos PKS faham akaun sendiri. Ikuti kami, jumpa lagi.