Akaun bulanan yang diluarkan sebenarnya merangkumi apa: empat lapisan, dan sebab sebenar "kami buat simpan kira sahaja"

Pembuka

Seorang bos membawa dua sebut harga untuk ditanya. Sama-sama "buat akaun setiap bulan" — satu seribu lebih, satu lagi empat ribu lebih. Dia tanya: kenapa beza tiga kali ganda? Biasanya saya tanya balik satu soalan dahulu: anda pasti tak dua sebut harga ini menjual perkara yang sama? Sebab dalam bidang ini, dua perkataan "buat akaun" sebenarnya memuatkan empat perkara yang berbeza sama sekali. Dan kebanyakan bos — sendiri pun tak tahu yang mana satu mereka beli.

Empat lapisan

Saya bahagikan perkhidmatan akaun bulanan di pasaran kepada empat lapisan. Lapisan pertama: simpan kira. Mengelas dan memasukkan dokumen, menyesuaikan akaun bank, mengeluarkan penyata dan butiran lejar pada hujung bulan. Ini lapisan yang paling asas, dan itulah keseluruhan kebanyakan pakej yang murah. Lapisan kedua: simpan kira tambah statutori. Di atas lapisan pertama, tambah — gaji dan penghantaran statutori, anggaran dan penghantaran cukai, penyediaan audit dan urusan dengan juruaudit, daftar aset tetap, dan penjejakan akaun pengarah. Kata kunci lapisan ini ialah tempoh: ada orang memantau apa yang kena dihantar dan bila. Lapisan ketiga: operasi kewangan. Tambah lagi — mengeluarkan invois bagi pihak anda, mengejar duit pelanggan anda, menyusun bayaran, menyediakan baucar bayaran, menyemak tuntutan pekerja, menyesuaikan penyata pembekal, serta kos stok dan rekod stok yang terperinci. Lapisan keempat: perakaunan pengurusan. Belanjawan, unjuran aliran tunai, KPI, laporan pengurusan, dan setiap bulan ada orang duduk bersama anda membincangkan angka. Empat lapisan, empat harga.

Di mana garisan yang sebenar

Jadi harga mula melonjak pada lapisan yang mana? Bukan lapisan kedua. Lapisan ketiga. Sebab dua lapisan yang pertama ada satu persamaan: merekod perkara yang sudah berlaku, itu boleh tunggu. Dokumen diberi minggu depan pun boleh, saya buat sekali gus pada hujung bulan. Menyertai perkara yang sedang berlaku, itu tak boleh tunggu. Pelanggan mahukan invois hari ini, tak boleh tunggu hujung bulan. Duit ini kena dikejar hari ini, tak boleh tunggu hujung bulan. Garisan itulah tempat harga betul-betul melonjak — bukan banyak mana kerjanya, tetapi "berada dalam proses atau tidak".

Jadi kenapa kebanyakan hanya buat simpan kira

Sekarang saya jawab soalan yang paling ramai tanya: kenapa kebanyakan akauntan luar kata mereka buat simpan kira sahaja? Kenapa mesti pelanggan menyerahkan rekod sebulan sekali gus barulah boleh diproses? Bukan mereka malas. Ada lima sebab yang berstruktur. Pertama, pemprosesan berkelompok barulah boleh berskala. Dokumen sebulan diserahkan sekali, disiapkan sekali — seorang boleh melayan banyak syarikat. Kalau ditukar kepada sampai bila-bila terus buat, tenaga kerja kena disusun mengikut bilangan pelanggan. Itu harga yang lain. Kedua, masuk ke dalam proses perlukan "akses". Nak mengeluarkan invois bagi pihak anda, kena masuk sistem anda. Nak membuat bayaran bagi pihak anda, kena sentuh bank anda. Nak mengejar hutang bagi pihak anda, kena menghubungi pelanggan anda atas nama anda. Ini bukan soal bayaran, ini soal kebenaran. Ramai bos sebenarnya tak sanggup memberikannya — dan tanpa itu, ia hanya boleh berhenti pada lapisan pertama. Ketiga, masuk ke dalam proses bermakna kena menjanjikan "masa tindak balas". Akaun bulanan boleh kata "sepuluh hari bekerja selepas tutup bulan". Tetapi mengeluarkan invois tak boleh tunggu sepuluh hari, mengejar hutang pun tak boleh tunggu sepuluh hari. Sebaik sahaja masa tindak balas dijanjikan, keseluruhan struktur kos jadi lain. Keempat, pihak pelanggan pun kena berdisiplin. Lapisan ketiga menuntut maklumat mengalir masuk secara berterusan — dokumen dimuat naik pada hari yang sama, tuntutan dihantar tepat masa, maklumat penghantaran barang diberi segera. Kebanyakan syarikat tak mampu, jadi pihak luar pun tak berani berjanji. Kelima, menyentuh duit tanggungjawabnya berbeza. Membuat bayaran bagi pihak pelanggan bermakna ada orang menggerakkan duit anda. Jadi perkara ini ada satu peraturan keras: pihak luar jadi "penyedia", pelanggan jadi "pelulus", dan orang yang sama sekali-kali tak boleh menyedia sekali gus meluluskan. Tak mahu diasingkan? Kalau begitu perkara ini tak patut diluarkan — lebih baik untuk kedua-dua pihak.

"Saya ingat awak ada buat"

Sudah habis sebelah pembekal, sekarang sebelah permintaan pula. Empat ayat "saya ingat" yang paling kerap kami temui: "Saya ingat awak akan tolong pantau tunai saya." Unjuran aliran tunai ialah lapisan keempat. "Saya ingat awak akan ingatkan saya apa yang kena hantar." Kalendar tempoh ialah lapisan kedua — pakej murah belum tentu ada. "Saya ingat awak akan tolong kejar duit pelanggan saya." Mengejar hutang ialah lapisan ketiga. "Saya ingat bila penyata keluar, saya akan faham." Nak faham kena ada orang menerangkan — itu mesyuarat pengurusan lapisan keempat. Empat ayat ini, tiada siapa salah. Cuma tak pernah ada orang menjelaskan "sebut harga ini membeli sampai lapisan yang mana".

Dapat sebut harga, tanya tiga soalan

Jadi lain kali dapat apa-apa sebut harga akaun bulanan, tanya tiga soalan sudah memadai. Soalan pertama: dalam ini ada tak gaji, ada tak cukai, ada tak penyediaan audit? Ada — sekurang-kurangnya lapisan kedua. Soalan kedua: awak sentuh tak invois saya, terimaan saya, bayaran saya? Sentuh — itu lapisan ketiga. Soalan ketiga: setiap bulan ada tak orang duduk membincangkan penyata dengan saya? Ada — itu lapisan keempat. Tiga soalan, dan anda sudah tahu harga itu membeli sampai lapisan yang mana. Barulah anda ada bahan untuk membandingkan. Ini prinsip yang sama dengan episod tentang sebut harga firma besar — tanya dahulu apa yang termasuk di dalamnya, kemudian baru banding harga.

Kenapa julatnya begitu luas

Akhir sekali tentang harga. Saya takkan beri anda apa-apa angka — keadaan setiap syarikat terlalu jauh berbeza, kalau diberi ia mengelirukan. Tetapi saya boleh beritahu anda julat itu direnggangkan oleh apa. Empat kumpulan: Kumpulan pertama, jumlah. Berapa transaksi sebulan, berapa akaun bank dan dompet elektronik, ada tak stok, ada tak mata wang asing, berapa entiti dan berapa cawangan. Kumpulan kedua, keadaan. Rekod yang anda serahkan itu bersih, atau kena dibina semula. Jurang kumpulan ini paling kerap dipandang ringan — membina semula akaun lama setahun dengan membuat akaun baharu setahun ialah dua perkara berbeza. Kumpulan ketiga, lapisan. Iaitu empat lapisan tadi. Kumpulan ini paling besar kesannya. Kumpulan keempat, rentak. Bulanan, setengah tahun, atau setahun sekali; dan ada tak masa tindak balas yang dijanjikan.

Penutup

Satu ayat penutup: anda bukan membeli "buat akaun". Anda membeli "buat akaun lapisan yang mana". Faham ayat ini, sebut harga tak susah dibandingkan lagi — dan anda akan dapati yang murah itu belum tentu versi murah bagi perkara yang sama. Jadual perbandingan empat lapisan itu kami sudah siapkan dan letak di halaman episod, anda boleh bawa dan tanya mana-mana firma. Nak tahu bisnes anda sekarang patut membeli sampai lapisan yang mana? Jom minum kopi dahulu dan borak pasal bisnes anda. Hal akaun, cari LTT. Saya LTT, membantu bos PKS faham akaun sendiri. Ikuti kami, jumpa lagi.