Apa yang Sdn. Bhd. kena buat setiap tahun: penyata tahunan, mesyuarat, resolusi pengarah, pemilik benefisial

Pembuka

Saya uji anda satu soalan dahulu, lapan daripada sepuluh bos jawab salah: syarikat sendirian berhad, perlu tak mengadakan mesyuarat pemegang saham setiap tahun? Kebanyakan orang akan kata: "Perlulah? Bukankah setiap tahun kena ada mesyuarat agung?" Tak perlu. Peruntukannya menulis dengan jelas: "setiap syarikat awam" hendaklah mengadakan mesyuarat agung tahunan. Syarikat awam. Syarikat sendirian berhad anda — undang-undang tak mewajibkan anda mengadakannya. Jadi kalau tak bermesyuarat, keputusan itu dibuat macam mana? Dan — kalau tak perlu bermesyuarat, kenapa setiap tahun masih ada setimbun dokumen untuk ditandatangan? Episod ini menghuraikan sekali gus apa yang syarikat sendirian berhad betul-betul kena buat setiap tahun.

Perkara pertama: penyata tahunan

Penyata tahunan dengan penyata kewangan ialah dua perkara berbeza. Ramai bos mencampuradukkannya. Penyata tahunan ialah "gambaran butiran asas" syarikat — alamat berdaftar, buat perniagaan apa, siapa pengarahnya, siapa setiausahanya, senarai pemegang saham, struktur saham, jumlah keterhutangan. Ia bukan akaun. Ia ialah "syarikat ini sekarang rupanya macam mana". Tempohnya istimewa, bukan mengikut tahun kewangan tetapi mengikut hari jadi: dalam setiap tahun kalendar, dalam tempoh tiga puluh hari selepas ulang tahun pemerbadanan. Tahun pemerbadanan itu sendiri tak perlu dihantar. Kenapa perkara ini paling penting? Sebab, seperti yang kita sebut dalam episod tentang akibat akaun tak dibuat — peruntukannya menulis: kalau syarikat tak menghantar penyata tahunan, Pendaftar boleh terus menyahsenaraikannya. Daripada tiga kewajipan tahunan, penyata tahunan ialah satu-satunya yang kalau tertinggal boleh membuatkan syarikat "hilang".

Perkara kedua: penyata kewangan

Perkara kedua barulah akaun. Syarikat sendirian berhad ada dua langkah, turutannya tak boleh terbalik. Pertama, menghantar penyata kewangan kepada pemegang saham — dalam tempoh enam bulan selepas tahun kewangan berakhir. Kedua, menghantar penyata kewangan kepada pendaftaran — dalam tempoh tiga puluh hari selepas ia dihantar kepada pemegang saham. Jadi dikira daripada tarikh tahun kewangan berakhir, lebih kurang tujuh bulan untuk akaun menyelesaikan dua langkah itu. ⚠️ Dan ingat: yang kena dihantar ialah penyata yang "sudah siap". Membuat akaun, mengaudit (kalau anda tak memenuhi syarat pengecualian), menandatangani — semuanya kena siap dalam enam bulan itu. Inilah sebabnya setiap tahun ada orang baru mula mengejar resit pada bulan yang terakhir. Enam bulan bunyinya lama, tetapi bukan anda ada enam bulan untuk membuat akaun; anda ada enam bulan untuk "menyiapkan keseluruhannya". (Syarat pengecualian audit ada episodnya sendiri, tak dihuraikan di sini.)

Perkara ketiga: pemilik benefisial

Perkara ketiga ialah tambahan beberapa tahun ini: pelaporan pemilik benefisial. Ia bertanya satu soalan yang bunyinya sangat mudah: siapa orang yang sebenar di belakang syarikat ini? Bukan nama dalam daftar — tetapi orang yang akhirnya mengawal dan akhirnya menerima manfaatnya. Syarikat kena menyimpan maklumat ini dan kena melaporkannya; kalau maklumat berubah, kena dikemas kini dalam tempoh empat belas hari. Peruntukan denda: denda tak melebihi RM20,000, bagi kesalahan berterusan ada tambahan setiap hari, dan syarikat serta pegawainya kedua-duanya bertanggungjawab. Kenapa perkara ini paling mudah tertinggal? Sebab ia bertanya tentang sesuatu yang bos rasa "semua orang pun tahu". Tetapi undang-undang tak mahu "semua orang tahu", ia mahu "ditulis dan dilaporkan". Kalau struktur pegangan saham anda ada syarikat pemegangan di tengah-tengah, atau ada pemegang bagi pihak, atau ada amanah — perkara ini mesti anda pastikan dengan setiausaha anda.

Tak ada mesyuarat agung — jadi macam mana keputusan dibuat?

Kembali kepada soalan di permulaan tadi. Syarikat sendirian berhad tak wajib mengadakan mesyuarat agung tahunan — jadi perkara yang pemegang saham kena putuskan, macam mana? Guna "resolusi bertulis". Peruntukannya menulis: resolusi syarikat persendirian boleh dicadangkan sebagai resolusi bertulis oleh lembaga pengarah atau oleh mana-mana pemegang saham, dan diedarkan kepada pemegang saham untuk ditandatangani. Inilah "setimbun kertas yang setiausaha bawa untuk ditandatangan" yang bos selalu sebut. Ia bukan sekadar formaliti — itu resolusi yang sebenar di sisi undang-undang, kesannya sama seperti diluluskan dalam mesyuarat. Tetapi ada dua perkara yang sama sekali tak boleh dibuat dengan resolusi bertulis. Peruntukannya jelas. Pertama, memecat pengarah sebelum tamat tempoh jawatannya. Kedua, menukar juruaudit sebelum tamat tempohnya. Dua perkara ini mesti dibawa ke mesyuarat. Kenapa? Sebab dua orang ini berhak bersuara membela diri dalam mesyuarat. Menyingkirkan orang dengan sekeping kertas yang diedarkan sama dengan merampas peluang dia menjawab.

Di sebelah lembaga pengarah: resolusi edaran perlu "kesemua"

Tadi itu di sebelah pemegang saham. Di sebelah pengarah, peraturannya berbeza. Operasi lembaga pengarah diserahkan oleh peruntukan kepada Jadual Ketiga, dan beberapa perkara di dalamnya patut diketahui. Pertama, mesyuarat boleh diadakan secara video. Peruntukannya membenarkan secara nyata mesyuarat menggunakan suara, atau suara berserta gambar, asalkan semua pengarah yang menyertainya boleh mendengar satu sama lain pada masa yang sama. Tak perlu semua orang berada dalam bilik yang sama. Kedua, kuorum ditetapkan oleh lembaga pengarah sendiri; kalau tak ditetapkan, secara lalai ia majoriti. Ketiga, minit mesyuarat wajib disimpan. Ini ditetapkan dengan jelas dalam peruntukan. Keempat — dan inilah yang paling mudah dibuat salah: resolusi bertulis pengarah kena ditandatangani atau dipersetujui oleh kesemua pengarah yang berhak menerima notis mesyuarat, barulah kesannya sama seperti resolusi yang diluluskan dalam mesyuarat. Ambil perhatian: "kesemua", bukan "majoriti". Jadi timbullah keadaan begini: kalau bermesyuarat, majoriti sudah memadai; tetapi kalau mengedarkan sekeping kertas, kurang seorang tandatangan pengarah, kertas itu tak sah. Ramai syarikat tersadung di sini — tiga pengarah, dua sudah tandatangan, seorang lagi di luar negara belum tandatangan, jadi resolusi itu sebenarnya belum lulus. (Peruntukannya juga menyebut resolusi boleh terdiri daripada beberapa dokumen — setiap orang menandatangani salinannya sendiri pun dikira. Jadi berada di luar negara bukan alasan.)

Dan beberapa lagi yang berjalan sepanjang tahun

Selain tiga perkara besar di atas, ada beberapa lagi yang bukan "sekali setahun", tetapi kena dilapor bila ia berlaku: tukar pengarah, tukar setiausaha, tukar alamat — kena dilapor kepada pendaftaran dalam tempoh yang ditetapkan. Terbitan saham baharu, pemindahan saham — kena kemas kini daftar dan kena dilapor. Tukar nama syarikat, tukar tahun kewangan — masing-masing ada prosedurnya. Dan ada satu lagi yang berjalan setiap hari, tetapi hanya disedari bila sudah timbul masalah: rekod perakaunan. Undang-undang mewajibkan syarikat menyimpan rekod yang mencukupi untuk menjelaskan transaksinya — bukan setimbun kertas yang muncul pada hujung tahun. Akhir sekali, ada tanggungjawab pengarah itu sendiri. Peruntukannya menulis: pengarah hendaklah bertindak bagi maksud yang wajar, dengan suci hati, demi kepentingan terbaik syarikat, serta melaksanakannya dengan penjagaan, kemahiran dan ketekunan yang munasabah. Peruntukan ini tiada tarikh akhir. Ia berkuat kuasa setiap hari.

Jadi siapa buat semua ini?

Sampai sini, ramai bos akan tanya: "Ini semua kerja setiausaha, kan?" Separuh-separuh. Yang setiausaha bertanggungjawab: mengingatkan anda tentang tempoh, menyediakan dokumen, melapor kepada pendaftaran, menyimpan daftar statutori. Tetapi ada beberapa perkara yang hanya anda boleh buat. Yang menandatangan ialah anda. Yang menandatangan resolusi ialah pengarah, bukan setiausaha. Betul atau tidak kandungannya, tanggungjawab anda. Setiausaha mengisi apa yang anda berikan. Akaun kena ada orang buat. Setiausaha biasanya tak membuat akaun — itu perkara yang lain, dan ramai bos baru sedar pada hujung tahun pertama. Jadi setiap tahun sekurang-kurangnya buat satu perkara ini: telefon setiausaha anda, tanya tiga soalan — tahun ini saya masih tertunggak apa? Tempoh yang seterusnya bila? Ada tak dokumen yang awak sedang tunggu maklumat daripada saya? Tiga soalan, satu panggilan telefon. Jauh lebih murah daripada baru sedar pada hujung tahun.

Penutup

Satu ayat penutup: kewajipan tahunan syarikat sendirian berhad sebenarnya tak banyak. Penyata tahunan, penyata kewangan, pemilik benefisial — tiga perkara besar. Tambah beberapa yang kena dilapor bila ia berlaku. Yang menyusahkan tak pernah kerana "banyak", tetapi kerana "lupa". Dan kos lupa itu sudah kita kira dalam episod tentang denda dan penyahsenaraian — itulah satu-satunya kos yang membesar sendiri. Nak tahu syarikat anda tahun ini masih tertunggak apa, dan tempoh yang seterusnya jatuh pada hari mana? Jom minum kopi dahulu dan borak pasal bisnes anda. Hal akaun, cari LTT. Saya LTT, membantu bos PKS faham akaun sendiri. Ikuti kami, jumpa lagi.