Membuka Sdn. Bhd.: dokumen-dokumen itu sebenarnya apa

Pembuka

Seorang bos mengeluarkan sekeping kertas daripada failnya dan berkata kepada saya: "Ini sijil pendaftaran syarikat saya." Saya pandang sekali, dan biasanya saya kena sebut satu ayat yang dia tak berapa suka dengar: "Bukan yang ini." Bukan bermakna dia ditipu. Tetapi di bawah Akta Syarikat yang baharu, "sijil kelahiran" sebuah syarikat sudah bertukar — dan apa yang ramai orang pegang masih konsep yang lama. Episod ini menghuraikan satu per satu dokumen yang anda temui semasa membuka syarikat. Habis nanti, anda akan tahu apa yang kurang dalam fail anda.

Seksyen 14: yang anda hantar

Dokumen pertama semasa membuka syarikat ialah permohonan di bawah seksyen 14. Peruntukannya menulis dengan terus terang: orang yang mahu menubuhkan syarikat mengemukakan permohonan kepada pendaftaran. Dan dalam permohonan itu, perkara yang kena diisi lebih banyak daripada sangkaan kebanyakan orang. Peruntukannya menyenaraikan: nama syarikat; sama ada ia syarikat persendirian atau syarikat awam; perniagaan yang hendak dijalankan; alamat berdaftar; bagi setiap pemegang saham — nama, dokumen pengenalan, kewarganegaraan dan tempat kediaman biasa; kalau pemegang saham itu sebuah syarikat, kena diisi nama syarikat itu, tempat pemerbadanannya, nombor pendaftarannya dan alamat berdaftarnya; butiran setiap pengarah; butiran setiausaha (kalau sudah ada pada masa itu); serta kelas dan bilangan saham, dan berapa yang diambil oleh setiap pemegang saham. Dan permohonan itu kena disertakan satu perisytiharan daripada setiap penaja atau pengarah, mengesahkan dia bersetuju untuk memegang jawatan tersebut. Kenapa ia penting? Sebab inilah fail tetapan asal syarikat anda — siapa pemegang saham, siapa pengarah, siapa ambil berapa saham, semuanya bermula daripada dokumen ini. Dan kami sudah terlalu banyak kali menemuinya: beberapa tahun kemudian bila nak berpisah, nak jual saham, nak memohon pinjaman, orang selak semula dokumen ini dan dapati apa yang diisi dahulu tak sama dengan apa yang semua orang ingat. Jadi: yang ini, simpan salinan sendiri.

Seksyen 15: sijil kelahiran yang sebenar

Pendaftaran menerima permohonan itu, dan kalau ia berpuas hati serta fi sudah dibayar, peruntukannya menyebut ia akan membuat tiga perkara. Pertama, memasukkan butiran syarikat ke dalam daftar. Kedua, memberikan syarikat itu satu nombor pendaftaran. Ketiga — mengeluarkan satu "notis pendaftaran". Beri perhatian pada yang terakhir itu. Peruntukannya seterusnya menyebut: syarikat wujud bermula pada tarikh pemerbadanan yang tertulis dalam notis pendaftaran. Dan ada satu peruntukan khusus lagi yang menyebut bahawa notis pendaftaran ialah "keterangan muktamad" bahawa syarikat itu telah didaftarkan mengikut undang-undang. Empat perkataan "keterangan muktamad" itu ialah istilah undang-undang, dan beratnya besar. Dengan kata lain: notis pendaftaran di bawah seksyen 15 itulah sijil kelahiran syarikat anda. Bukan yang lain.

Seksyen 17: sijil yang kena dibeli berasingan

Jadi "sijil pemerbadanan syarikat" yang selalu disebut orang itu apa? Itu seksyen 17. Peruntukannya hanya satu ayat, tetapi ayat itu sangat penting: Pendaftar boleh mengeluarkan sijil pemerbadanan — selepas syarikat memohon dan membayar fi yang ditetapkan. Lihat tiga perkara di situ. Pertama, ia hanya ada kalau anda memohon. Tak memohon, tak ada. Kedua, kena bayar berasingan. Ketiga, ia bukan asas kewujudan syarikat. Asasnya ialah dokumen seksyen 15. Jadi turutannya begini: sebaik sahaja syarikat anda didaftarkan, anda sudah ada notis pendaftaran seksyen 15 — itu automatik. Sijil seksyen 17 pula ialah sekeping kertas yang anda pergi mohon berasingan dan bayar berasingan. Jadi perlu ambil atau tidak? Bergantung pada kegunaannya. Ada bank, ada tender, ada badan luar negara yang menyebut secara khusus mahukan sijil itu. Kalau begitu, pergilah mohon. Tetapi kalau sekadar untuk "membuktikan syarikat saya wujud" — dokumen seksyen 15 sudah memadai, dan di sisi undang-undang ia lebih kuat.

Tentang nama

Berbalik sedikit ke belakang, tentang nama. Sebelum membuka syarikat, nama kena disemak dahulu dan boleh ditempah. Peruntukannya ada sekatan tentang nama — tak boleh sama dengan orang lain, tak boleh mengelirukan, dan ada perkataan tertentu yang perlu kelulusan berasingan. Pendaftaran juga berkuasa menolak pendaftaran. Di sini satu peringatan yang sangat praktikal: nama diluluskan tak bermakna anda memiliki jenama itu. Nama syarikat ialah urusan di sebelah pendaftaran; cap dagangan pula badan yang lain, undang-undang yang lain. Nama sama, perkara berbeza. Anda sudah mendaftarkan nama syarikat, orang lain masih mungkin mengambil nama yang sama untuk didaftarkan sebagai cap dagangan — dan sebaliknya pun begitu. Untuk melindungi jenama, mendaftarkan syarikat tak memadai; itu kena dibuat berasingan.

Perlembagaan: perlu atau tidak?

Seterusnya dokumen yang paling ramai keliru: perlembagaan. Di bawah Akta Syarikat yang baharu, syarikat berhad menurut syer "boleh" mempunyai perlembagaan, tetapi ia bukan wajib. Tanpa perlembagaan, Akta Syarikat itu sendirilah peraturan lalai anda. Jadi perlu buat satu atau tidak? Jawapan saya: bergantung pada sama ada ada pemegang saham kedua. Kalau anda seorang sahaja — peraturan lalai biasanya memadai. Kalau ada rakan kongsi — saya sangat menyarankan supaya dibuat satu. Kenapa? Sebab banyak perkara yang anda sangka "memang begitulah" mungkin jawapan lalainya tak sama dengan yang anda fikirkan. Saya ambil contoh yang pernah kita sebut: hak tawaran keutamaan — bila syarikat mengeluarkan saham baharu, perlu tak ditawarkan dahulu kepada pemegang saham sedia ada mengikut nisbah? Peruntukan undang-undangnya bermula dengan perkataan "tertakluk kepada perlembagaan". Maksudnya perlembagaan boleh mengubahnya. Selain itu, pemindahan saham perlu tak kelulusan pengarah, saham pemegang saham yang keluar nak diapakan, dan kalau berlaku kebuntuan macam mana — semua ini perkara yang patut ditulis dalam perlembagaan. Tanpa pemegang saham kedua, anda takkan gunanya. Bila ada pemegang saham kedua, anda akan bersyukur ia ditulis dahulu.

Satu perkara dalam tiga puluh hari selepas ditubuhkan

Syarikat sudah didaftarkan, itu belum bermakna selesai. Peruntukannya menulis: setiausaha syarikat yang pertama kena dilantik dalam tempoh tiga puluh hari selepas tarikh pemerbadanan syarikat. Tiga puluh hari. Dan setiausaha bukan sesiapa pun boleh jadi — kena ada persetujuan bertulis dan kena memenuhi kelayakan. Sambil itu, dua perkara lagi yang juga "ditetapkan dari mula". Pengarah: syarikat sendirian berhad kena ada sekurang-kurangnya seorang pengarah, dan tempat kediaman utamanya kena di Malaysia. Modal saham: di bawah Akta Syarikat yang baharu, semua saham tiada nilai par. Jadi cakap "satu ringgit satu saham" sudah tak betul lagi. Undang-undang juga tak menetapkan jumlah minimum yang kena dimasukkan — tetapi bank, pihak permit dan pihak tender masing-masing ada pandangan sendiri, jadi perkara ini kena dinilai mengikut bidang anda.

Jadi apa yang patut ada dalam fail anda

Sudah habis dihuraikan. Sekarang apa yang patut anda simpan. Sebuah syarikat sendirian berhad yang baru dibuka, dalam failnya sekurang-kurangnya kena ada: satu, salinan permohonan seksyen 14 — tetapan asal syarikat anda. Dua, notis pendaftaran seksyen 15 — sijil kelahiran. Tiga, perlembagaan (kalau ada dibuat). Empat, minit mesyuarat pengarah yang pertama — melantik setiausaha, menetapkan tahun kewangan, membuka akaun bank. Lima, daftar anggota dan daftar pengarah. Enam, cop mohor syarikat dan dokumen pembukaan akaun bank. Sijil seksyen 17 — mohon kalau perlu sahaja. Kalau satu pun tak ada di tangan anda, itu bukan salah anda, cuma tak ada sesiapa pernah menyerahkannya kepada anda. Telefon setiausaha syarikat anda dan minta satu set yang lengkap. Ini barang anda.

Penutup

Satu ayat penutup: membuka syarikat itu cepat, kerja sehari dua sahaja. Tetapi perkara yang ditetapkan dalam sehari dua itu akan mengikut anda bertahun-tahun. Siapa pemegang saham, siapa ambil berapa, perlembagaan tulis apa — nak mengubahnya kemudian sepuluh kali lebih susah daripada menulisnya pada mulanya. Nak membuka syarikat, atau nak tahu sama ada tetapan anda sekarang betul atau tidak? Jom minum kopi dahulu dan borak pasal bisnes anda. Hal akaun, cari LTT. Saya LTT, membantu bos PKS faham akaun sendiri. Ikuti kami, jumpa lagi.