Macam mana mesyuarat lembaga pengarah baru dikira sah: notis, kuorum, angkat tangan atau ikut saham

Pembuka

"Lembaga pengarah keluarga kami? Saya dengan isteri saya sahaja, masa makan kami bincang, sudahlah." Saya sudah terlalu banyak kali mendengarnya. Dan jujurnya — kebanyakan masa memang tak ada masalah. Tetapi kali yang bermasalah itu, biasanya salah satu daripada tiga keadaan ini: bank mahu melihat resolusi pengarah. Juruaudit mahu melihat minit mesyuarat. Atau — anda bergaduh dengan rakan kongsi. Pada hari itu, "masa makan kami bincang" tak dikira. Episod ini bercakap tentang: satu mesyuarat yang sah, sebenarnya kena betul pada perkara yang mana.

Beza dahulu: dua jenis mesyuarat, dua set peraturan

Perkara pertama, dan yang paling ramai keliru: lembaga pengarah — yang bermesyuarat ialah pengarah, dan yang ditadbir ialah cara syarikat dijalankan. Membeli mesin, membuka akaun, mengambil pekerja, menandatangani kontrak, meluluskan belanjawan. Mesyuarat agung — yang bermesyuarat ialah pemegang saham, dan yang ditadbir ialah perkara besar syarikat itu sendiri. Meminda perlembagaan, mengubah modal saham, menjual aset utama, menukar pengarah. Peraturannya berbeza, tempoh notisnya berbeza, cara mengira undi pun berbeza. Dan dalam banyak PKS, pengarah dengan pemegang saham ialah orang yang sama — jadi semua orang mencampurkan dua mesyuarat itu jadi satu. Diadakan serentak, boleh. Tetapi minitnya tak boleh dicampur. Dua mesyuarat pada satu hari bermakna kena ada dua set minit — satu untuk lembaga pengarah, satu untuk pemegang saham. Sebab yang bank, juruaudit atau mahkamah nak lihat kemudian ialah set yang berlainan.

Lembaga pengarah: notis kena tulis apa

Kita mula dengan lembaga pengarah. Peraturannya ditulis dalam Jadual Ketiga. Siapa boleh memanggilnya? Mana-mana pengarah boleh; atau setiausaha memanggilnya atas permintaan pengarah. Notis dihantar kepada siapa? Peruntukannya menulis: kepada setiap pengarah yang berada di Malaysia. Dalam notis kena tulis apa? Tiga perkara, dinyatakan dalam peruntukan: tarikh, masa, tempat — dan juga "perkara yang hendak dibincangkan". Yang terakhir itu paling kerap tertinggal. Tulis "mesyuarat hari Jumaat pukul tiga petang" sahaja — itu bukan notis yang lengkap. Apa yang hendak dibincangkan, kena ditulis. Kenapa perkara ini penting? Sebab agenda itulah perlindungan. Ditulis dengan jelas, tiada siapa boleh melemparkan satu usul besar secara mengejut dalam mesyuarat, lalu memaksa orang yang tak bersedia mengambil pendirian di tempat itu juga. Tempatnya pula? Peruntukannya tak menetapkan ia mesti di pejabat. Malah ia membenarkan secara nyata mesyuarat menggunakan suara, atau suara berserta gambar, asalkan pengarah yang menyertainya boleh mendengar satu sama lain pada masa yang sama. Jadi mesyuarat video adalah sah. Tetapi dalam minit kena ditulis dengan jelas: siapa yang menyertainya secara video.

Kuorum, pengundian, dan peruntukan yang paling keras

Kuorum: ditetapkan oleh lembaga pengarah sendiri; kalau tak ditetapkan, secara lalai ia majoriti. Dan peruntukannya ditulis dengan keras: orang tak cukup, tak boleh bermesyuarat. Diadakan juga, ia sia-sia. Undi dikira macam mana? Setiap pengarah satu undi. Pengerusi ada undi pemutus — iaitu bila seri, undi pengerusi itu yang menentukan. Cara resolusi diluluskan ada dua: kesemua yang hadir tiada bantahan, atau majoriti daripada undi yang dibuang menyokong. Sekarang peruntukan yang paling keras dalam episod ini. Peruntukannya menulis: pengarah yang hadir dalam mesyuarat lembaga pengarah dianggap bersetuju dan dianggap telah mengundi menyokong resolusi itu, melainkan dia menyatakan bantahan dengan nyata dalam mesyuarat atau mengundi menentangnya. Dianggap. Maksudnya: anda duduk di situ tanpa berkata apa-apa — di sisi undang-undang anda dikira mengundi menyokong. "Masa itu saya tak setuju, cuma saya tak cakap" — tak berguna. Jadi kalau anda tak setuju: cakap di tempat itu juga, dan minta ia dimasukkan ke dalam minit mesyuarat. Baris itulah perlindungan anda kemudian. Peruntukannya juga menulis: lembaga pengarah wajib menyimpan minit bagi semua mesyuarat.

Di sebelah pemegang saham: tiga jenis resolusi

Bertukar ke sebelah pemegang saham. Tiga istilah kena dibezakan. Pertama, resolusi biasa. Peruntukannya: diluluskan oleh majoriti mudah, iaitu lebih daripada separuh undi. Perkara harian semuanya guna yang ini. Kedua, resolusi khas. Peruntukannya ada dua kehendak, satu pun tak boleh kurang: notis tak kurang daripada dua puluh satu hari, dan kena diluluskan oleh tak kurang daripada tujuh puluh lima peratus. Meminda perlembagaan, mengurangkan modal, menukar nama syarikat, penggulungan sukarela — semua ini perlukan resolusi khas. Ketiga, resolusi bertulis. Syarikat persendirian tak wajib mengadakan mesyuarat agung tahunan, jadi kebanyakan resolusi ditandatangani secara edaran. ⚠️ Di sini ada satu perangkap, khusus menjerat dokumen setiausaha: resolusi syarikat persendirian yang diluluskan secara edaran bukan resolusi khas — melainkan dokumen itu menyatakan ia resolusi khas dan ia diluluskan sebagai resolusi khas. Dengan kata lain: perkara yang sepatutnya resolusi khas, anda ambil sekeping kertas edaran biasa dan ditandatangani sahaja, perkara itu belum lulus di sisi undang-undang. Dan berapa lama awal notis kena diberi kepada pemegang saham untuk bermesyuarat? Syarikat persendirian sekurang-kurangnya empat belas hari — melainkan perlembagaan menulis tempoh yang lebih panjang. Yang perlukan resolusi khas, dua puluh satu hari.

Angkat tangan, atau ikut saham? (soalan yang bos tanya)

Soalan ini sangat bagus, sebab jawapannya akan mengejutkan ramai orang. Bagi resolusi khas yang sama, peruntukannya memberi dua cara pengiraan. Cara pertama: undi angkat tangan. Peruntukannya menyebut — tak kurang daripada tujuh puluh lima peratus anggota yang hadir dalam mesyuarat menyokong, maka ia lulus. Angkat tangan mengira "kepala". Seorang satu tangan, tak kira anda ada berapa saham. Cara kedua: undian. Peruntukannya menyebut — anggota yang mewakili tak kurang daripada tujuh puluh lima peratus daripada jumlah hak mengundi menyokong, barulah ia lulus. Undian mengira "saham". Nampak masalahnya? Dalam satu mesyuarat ada empat pemegang saham. Seorang memegang tujuh puluh peratus, tiga orang lagi masing-masing sepuluh peratus. Undi angkat tangan: tiga pemegang saham kecil mengangkat tangan menentang, seorang pemegang saham besar menyokong — tiga lawan satu, pemegang saham besar kalah. Undian: tujuh puluh peratus lawan tiga puluh peratus — pemegang saham besar menang. Usul yang sama, dua cara pengiraan, dua hasil yang bertentangan. Jadi siapa yang menentukan cara mana diguna? Peruntukannya memberi pemegang saham kecil satu jalan: menuntut undian. Dan ia ditulis dengan keras — perlembagaan tak boleh menarik balik hak ini (kecuali bagi pemilihan pengerusi dan penangguhan mesyuarat). Siapa yang boleh menuntutnya? Memenuhi mana-mana satu daripada berikut sudah memadai: tak kurang daripada lima orang anggota yang berhak mengundi; atau anggota yang mewakili tak kurang daripada sepuluh peratus daripada jumlah hak mengundi; atau anggota yang memegang saham yang modal berbayarnya mencapai tak kurang daripada sepuluh peratus daripada jumlah keseluruhan.

Kalau penyata kewangan nak dibentangkan, apa yang patut dimasukkan

Separuh kedua soalan bos: kalau mesyuarat nak membentangkan penyata, apa yang patut dimasukkan? ⚠️ Saya jelaskan dahulu: bahagian ini ialah cadangan amali, bukan kehendak undang-undang. Yang undang-undang kehendaki ialah set tahunan itu (dihantar kepada pemegang saham, dihantar kepada pendaftaran) — apa yang dilihat dalam mesyuarat bulanan, anda sendiri yang menetapkannya. Bagi satu pek lembaga pengarah yang boleh diguna, saya cadangkan tujuh blok. Pertama, minit mesyuarat lepas dan perkara berbangkit. Blok inilah yang paling kerap ditinggalkan, dan juga paling merbahaya — tanpanya, perkara yang sama boleh dibincang tiga kali tetapi tiada siapa membuatnya. Kedua, kewangan. Penyata untung rugi berbanding belanjawan dan berbanding tempoh yang sama tahun lepas; kunci kira-kira; aliran tunai dan unjuran tunai beberapa minggu akan datang; penuaan penghutang; penuaan pemiutang. Ketiga, jualan. Mengikut produk, mengikut pelanggan, mengikut kawasan; pelanggan baharu dan pelanggan lama; kadar penukaran sebut harga. Keempat, operasi. Pengeluaran, kadar hasil baik, kerugian bahan, penghantaran tepat masa, pusing ganti stok dan senarai stok bergerak lembap. Kelima, perolehan dan sumber manusia. Peratusan lima pembekal teratas, harga bahan utama; bilangan pekerja, kadar pusing ganti, jam kerja lebih masa, nisbah gaji berbanding jualan. Keenam, statutori dan pematuhan. Tempoh yang seterusnya bila, ada tak apa-apa yang belum dihantar (bersambung dengan episod tentang kewajipan tahunan). Ketujuh, perkara yang perlu diputuskan. Perbelanjaan modal, pinjaman, urus niaga pihak berkaitan — perkara jenis ini kena ditulis sebagai usul, bukan "disebut sambil lalu". Tentang laporan audit dalaman — kebanyakan PKS tiada audit dalaman, itu perkara biasa, tak perlu berpura-pura ada. Cara gantinya: minta orang yang tak membuat kerja itu melakukan satu pemeriksaan rambang, dan masukkan hasilnya ke dalam pek. Yang pentingnya bukan jawatan, tetapi "yang memeriksa bukan yang membuat".

Prinsip satu halaman, dan dua peraturan keras

Akhir sekali tiga peringatan. Pertama, prinsip satu halaman. Pek yang makin lama makin tebal ialah permulaan tiada siapa membacanya. Setiap blok satu halaman; yang tak muat, letak dalam lampiran. Kedua, laporan yang lewat sama dengan tiada laporan. Tetapkan berapa hari selepas tutup bulan ia kena keluar; kalau tak boleh keluar, prosesnya yang kena diubah, bukan tarikhnya. Ketiga — dan ini ayat yang paling patut dibawa pulang daripada episod ini: minit mesyuarat bukan untuk anda baca sendiri. Ia untuk bank, untuk juruaudit, atau untuk orang yang bergaduh dengan anda tiga tahun kemudian. Menulis sambil mengingati tiga orang itu, anda akan tahu berapa terperinci ia patut ditulis.

Penutup

Mengadakan satu mesyuarat yang sah sebenarnya tak susah: notis menulis dengan jelas apa yang hendak dibincangkan · orang cukup baru bermesyuarat · tak setuju cakap di tempat itu juga · minit disimpan · yang sepatutnya resolusi khas, jalankan sebagai resolusi khas. Lima perkara, belajar sekali, guna seumur hidup. Nak satu templat agenda dan pek lembaga pengarah? Kami letak di halaman episod, anda boleh terus ambil dan ubah suai. Jom minum kopi dahulu dan borak pasal bisnes anda. Hal akaun, cari LTT. Saya LTT, membantu bos PKS faham akaun sendiri. Ikuti kami, jumpa lagi.