Akaun belum terima, belum bayar dan rekod kenalan: untung bukan bermakna ada duit

Pembuka

Bos, pernah tak jadi begini: penyata kata tahun ini untung, kemudian anda tengok akaun bank, tiada apa-apa di situ. Duit pergi mana? Separuh dalam poket pelanggan anda, dan separuh lagi mungkin anda sendiri tak dapat jelaskan — siapa hutang anda, anda hutang siapa, berapa banyak, dan sudah berapa lama. Hari ini kita ambil akaun belum terima dan belum bayar, bermula daripada lapisan di bawahnya: pengurusan kenalan.

Kenalan: satu akaun seorang

Menguruskan akaun belum terima dan belum bayar bukan bermula dengan mengejar. Ia bermula dengan rekod. Setiap pelanggan dan setiap pembekal perlukan kad nama yang lengkap dahulu: nama berdaftar penuh, nombor pendaftaran, butiran cukai yang diperlukan untuk e-Invoice, tempoh kredit dalam hari, dan siapa yang perlu dihubungi. Butirannya lengkap, apa yang di belakang takkan jadi senget. Kemudian, satu akaun seorang. Lejar memegang satu jumlah, dipanggil akaun kawalan — bila penyata beritahu anda "pelanggan hutang saya tiga ratus ribu", itulah dia. Tetapi siapa yang hutang tiga ratus ribu itu? Untuk itu anda baca lejar subsidiari, halaman setiap pelanggan sendiri: invois yang mana, dikeluarkan bila, berapa lagi baki. Susun perincian itu ikut sudah berapa lama tertunggak dan jadilah laporan penuaan — tiga puluh hari, enam puluh hari, melebihi sembilan puluh hari, terpisah sekali pandang. Akaun kawalan menunjukkan kesihatan, perincian membolehkan anda mengejar, penuaan menetapkan susunannya. Tiga lapis, dan ketiga-tiganya diperlukan. Sekalian di sini, satu soalan biasa: bila anda rekod perbelanjaan, anda rekod pada pembekal atau pada kod akaun? Kedua-dua dimensi, sentiasa. Akaun pembekal menguruskan siapa yang anda hutang; kod akaun menguruskan ia dibelanja untuk apa — isi kandungan daripada pelajaran lepas. Satu transaksi, dua label, dan tiada yang menggantikan yang lain.

Tiga langkah untuk akaun belum terima

Tiga langkah. Satu, keluarkan invois cepat — pada hari barang dihantar atau kerja siap, keluarkan invoisnya. Selagi anda tak keluarkan invois, tempoh kredit pelanggan belum pun mula berjalan. Dua, kejar rapat — baca penuaan sekali sebulan, dan kejar dalam minggu itu juga apa-apa yang sudah lepas tempoh. Tiga, yang paling lama dahulu — makin lama sesuatu hutang, makin susah dikutip. Hutang baharu cenderung pulang sendiri. Yang lama tidak.

Sisi dokumen bagi akaun belum bayar

Di sebelah akaun belum bayar, kemahirannya ada pada dokumen. Cash bill diselesaikan di tempat itu juga — perbelanjaan dan bayaran jatuh pada hari yang sama, ringkas. Credit bill direkod dahulu dan dibayar kemudian, dan tiga perkara penting. Satu, bil mesti atas nama syarikat, bukan nama anda. Dua, rekod ikut tarikh pada bil, bukan tarikh anda bayar — barang yang diguna bulan ini milik perbelanjaan bulan ini walaupun anda jelaskan bulan depan. Tiga, bila bayar, padankan semula dengan bil itu; tak memadankan ialah cara paling senang sekali untuk bayar dua kali. Bila penyata pembekal sampai di hujung bulan, sesuaikan dahulu sebelum bayar. Dan pindahan yang tiada bil di belakangnya? Dalam akaun ia sekadar tanda soal. Duit sudah keluar, perbelanjaan tak boleh direkod, dan sehingga dokumennya diperoleh semula ia hanya boleh tergantung di situ. Sebab itu peraturannya: dokumen dahulu, bayaran kemudian. Dan simpan juga resit yang pembekal beri selepas bayaran — bil membuktikan anda berhutang, resit membuktikan anda sudah bayar, dua dokumen dengan dua tujuan. Tiga lagi yang selalu dikelirukan. Akaun belum bayar — bil sudah sampai, belum dibayar. Akruan — sudah diguna tetapi bil belum sampai, contohnya elektrik hujung bulan: anggarkan, rekod, dan padankan bila bil sampai. Prabayar — sudah bayar tetapi belum diguna, contohnya insurans setahun dibayar sekali gus. Itu bukan perbelanjaan, itu aset, dilepaskan sebulan demi sebulan. Ingat dalam satu baris: ia bergantung pada susunan tiga perkara — sudah guna belum, sudah dibil belum, sudah bayar belum.

Duit yang bukan keluar daripada akaun syarikat

Sekarang kawasan yang paling kusut: duit itu bukan keluar daripada akaun syarikat. Pekerja mendahulukan duit untuk syarikat — perjalanan, bahan, belanja pelanggan. Macam mana ia direkod? Ingat satu baris: syarikat berhutang dengan pekerja itu. Pendahuluan pekerja ialah liabiliti kepada syarikat, bukan aset. Ramai yang terbalikkannya. Perbelanjaan itu masuk kod akaunnya seperti biasa, dan sebelah lagi duduk dalam "tuntutan pekerja belum bayar" sehingga ia dijelaskan. Bayaran balik boleh dibayar sekali dengan payroll untuk kemudahan — tetapi ia mesti disenaraikan berasingan. Bayaran balik ialah duit yang dipulangkan, bukan gaji. Elok ada polisi tuntutan yang bertulis: apa yang boleh dituntut, had bagi setiap kategori, siapa yang luluskan. Bila bertulis, pekerja senang hati dan akaun kekal bersih. Pendahuluan pengarah berjalan sama melalui akaun pengarah: duit yang syarikat hutang pengarah ialah due to director, satu liabiliti. Sebaliknya — pengarah sudah ambil duit syarikat dan belum pulangkan — ialah due from director, satu aset. Itulah yang bahaya, seperti yang dibincang dalam pelajaran ketiga: biarkan ia tergantung cukup lama dan pihak cukai serta undang-undang syarikat kedua-duanya akan datang bertanya.

Penutup

Jadi: bina rekod dahulu, satu akaun seorang. Akaun kawalan menunjukkan kesihatan, perincian membolehkan anda mengejar, penuaan menetapkan susunan. Dokumen sebelum bayaran, dan duit yang didahulukan mesti jelas siapa yang dihutangi. Ingat baris ini: untung itu pendapat, tunai itu fakta. Urus akaun belum terima dengan baik dan duit akan pulang; urus akaun belum bayar dengan baik dan duit takkan bocor keluar. Saya LTT, membantu bos PKS faham akaun sendiri. Ikuti kami, jumpa lagi.