Macam mana nak tetapkan KPI? Yang kewangan, dan yang berbunyi lebih awal

Pembuka

Bos, satu ujian kecil dahulu. Tanpa melihat laporan, boleh tak anda sebut tiga angka sekarang juga? Berapa anda buat bulan ini, lebih kurang berapa peratus margin kasar, dan berapa pelanggan anda masih hutang. Tak ramai bos boleh. Bukan kerana mereka tak ambil kisah, tetapi kerana tiada siapa memilihkan untuk mereka tiga angka mana yang wajib dipandang setiap bulan. Pelajaran lepas tentang bajet, dan bajet memberitahu anda anda menuju ke mana. Yang ini tentang KPI, dan KPI memberitahu anda sama ada anda berada di atas jalan itu.

KPI bukan "beberapa angka lagi"

Mula-mula, buang satu mitos. Ramai yang ingat menetapkan KPI bermakna mencetak beberapa baris lagi daripada laporan. Bukan. Definisinya ringkas: beberapa angka yang anda putuskan untuk dipantau, dipantau cukup rapat sehingga bila salah satunya bergerak, anda buat sesuatu. Bahagian terakhir itulah intinya: anda buat sesuatu. Angka yang anda pandang selama tiga bulan dan tak sekali pun membuat keputusan atasnya bukan KPI, ia hiasan. Jadi sebelum menetapkan KPI, tanya diri anda: bila angka ini jadi lebih buruk, saya nak buat apa? Kalau anda tak dapat jawab, tinggalkan angka itu buat masa ini. KPI yang lebih banyak bukan lebih baik. Tiga hingga lima lebih kurang tepat untuk kebanyakan PKS.

KPI kewangan: empat arah

Yang kewangan dahulu. Sebenarnya ada empat arah, dan satu daripada setiap satu sudah memadai. Pertama, anda untung tak? Margin kasar, atau margin mengikut item atau mengikut projek (pelajaran kesembilan dan kesepuluh). Perhatikan: bukan perolehan. Perolehan itu kemegahan; margin itu yang menyara keluarga. Kedua, anda dapat kutip tak? Penuaan akaun belum terima (pelajaran keenam) — berapa bahagian yang sudah melepasi terma yang dipersetujui. Untung atas kertas dengan akaun kosong biasanya dijelaskan tepat di sini. Ketiga, anda boleh bertahan tak? Berapa bulan lagi tunai boleh terbakar — runway daripada pelajaran lepas. Itulah angka yang menentukan sama ada anda boleh tidur malam. Keempat, ia terlepas kawalan tak? Overhed tetap sebagai nisbah perolehan. Tiada siapa memantaunya bila bisnes baik; bila ia perlahan, itulah yang pertama menggigit. Empat arah, empat angka. Cukup.

KPI bukan kewangan: kenapa ia berbunyi dahulu

Sekarang separuh yang lebih penting. KPI kewangan ada kelemahan semula jadi: ia lambat. Menjelang margin kasar jatuh, ia sudah berlaku satu dua bulan lepas. Angka kewangan ialah hasilnya — penunjuk yang tertinggal. Apa yang benar-benar membolehkan anda bertindak awal ialah KPI bukan kewangan — penunjuk pendahulu. Beberapa yang betul-betul digunakan. Makanan dan minuman: bilangan pelanggan harian, pusingan meja, pembaziran bahan. Pembaziran naik sebelum margin jatuh. Runcit dan pasar mini: kekerapan kehabisan stok, hari stok bergerak perlahan. Duit yang bertukar jadi barang tersekat atas rak belum lagi kelihatan pada penyata untung rugi. Perkhidmatan dan bidang profesional: nisbah sebut harga bertukar jadi pesanan, ketepatan masa penghantaran, bilangan aduan pelanggan. Pembuatan: kadar penghantaran tepat masa, kadar kerja semula, masa mesin tidak berfungsi. Dan satu yang terpakai kepada setiap bidang: kadar pusing ganti pekerja. Bila orang asyik berhenti, setiap angka lain jadi hodoh selepas itu. Lihat hubungannya dengan jelas: yang bukan kewangan berbunyi dahulu dan yang kewangan berbunyi kemudian. Pantau yang kewangan sahaja dan anda sentiasa selangkah di belakang.

Macam mana nak tetapkan dan macam mana nak baca

Ini satu kaedah yang sangat praktikal. Langkah pertama: tulis objektif dahulu, kemudian pilih angkanya. Bukan "pantau apa sahaja angka yang ada" tetapi "ini apa yang saya nak capai tahun ini, jadi ini yang saya kena pantau". Objektifnya datang daripada bajet dalam pelajaran lepas. Langkah kedua: gandingkan, satu objektif satu pasangan. Satu kewangan dan satu bukan kewangan. Contohnya: objektifnya ialah mengekalkan margin kasar, jadi yang kewangan ialah peratus margin kasar dan yang bukan kewangan ialah kadar pembaziran. Satu memberitahu anda hasilnya, satu lagi memberitahu anda kenapa. Langkah ketiga: tulis definisinya. Apa maksud "bilangan pelanggan" — yang membuat pesanan, atau yang anda hubungi? Perkataan yang sama, dua orang, dua jawapan, dan KPI itu sudah mati. Tuliskannya, tepat seperti dasar perakaunan dalam pelajaran ketiga puluh empat: pembaris tak boleh berubah. Langkah keempat: baca pada masa yang tetap. Baca bersama selepas penutupan bulanan (pelajaran ketiga belas). Tanpa masa yang tetap ia menjadi "bila-bila saya teringat", dan menjelang anda teringat biasanya sudah ada yang tak kena. Langkah kelima: semak sekali setahun. Bisnes sudah berubah, jadi KPI patut berubah. Apa yang penting tahun lepas mungkin tidak tahun ini.

Penutup

Ringkasnya: nilai sesuatu KPI bukan pada memandang banyak, ia pada memandang kemudian bertindak. Tiga hingga lima sudah memadai, dan setiap satu perlukan pemilik, definisi dan masa tetap untuk dibaca. Yang kewangan memberitahu anda hasilnya dan yang bukan kewangan memberitahu anda kenapa — baca kedua-duanya dan anda akan bergerak sebelum keadaan jadi buruk, dan bukan mengesahkannya kemudian pada satu laporan. Nak tahu yang mana bidang anda patut pantau? Jom minum kopi dahulu dan borak pasal bisnes anda. Hal akaun, cari LTT. Saya Lim Tau Tat, membantu bos PKS faham akaun sendiri. Ikuti kami, jumpa lagi.