Akaun kontraktor: kerja dan bahan, pensijilan kemajuan, dan projek yang merentas hujung tahun

Pembuka

Bos, ayat yang paling ditakuti orang buat projek ialah: "projek ini untung tak?" Duit masuk keluar tak berhenti. Ada duit dalam akaun, belum tentu untung; tiada duit dalam akaun, belum tentu rugi. Sudah dua tahun, sampai hujung tahun baru sedar ia langsung tak sama dengan yang disangka. Hari ini kita jelaskan: akaun kontraktor sebenarnya patut dibuat macam mana?

Lihat kontrak dahulu: apa sebenarnya yang anda jual

Langkah pertama bukan melihat akaun, tetapi melihat kontrak. Kontrak pembinaan lebih kurang ada tiga jenis, dan akaun ketiga-tiganya benar-benar berbeza. Satu: bekalan bahan sahaja. Anda hantar ke tapak, dipasang atau tidak bukan urusan anda. Itu sebenarnya bukan membina, itu menjual barang — logiknya sama dengan stok dalam pelajaran kesembilan: barang masuk, barang keluar, untung kasar, satu demi satu. Dua: kerja dan bahan. Yang anda jual bukan bahan, tetapi satu keping kerja yang siap. Bahan cuma kos, bukan produk. Jadi untung kasar tak boleh dibaca daripada harga bahan sahaja — upah, belanja tapak dan kerja ulang semuanya kena dimasukkan. Tiga: kerja dan bahan, tambah jentera. Di sinilah paling ramai tersalah. Jentera yang disewa — sewanya masuk ke kos projek itu, mudah. Jentera sendiri pula? Sebuah jengkaut bukan kos projek itu; ia aset tetap anda. Ia turun ke tapak dan bekerja beberapa hari, jadi ia diagihkan masuk ikut jam atau hari ia digunakan — pengagihan daripada pelajaran keempat puluh tujuh: tetapkan satu pembaris, pegang sepanjang tahun. Kalau tak diagihkan? Projek yang menggunakan jentera sendiri nampak untung melampau sedangkan susut nilainya semua tertimbun dalam belanja am syarikat — dan anda akan memberi sebut harga projek berikutnya atas untung kasar yang palsu.

Bahan sudah sampai tapak, sudah jadi kos ke?

Sekarang peruntukan yang paling senang tersalah faham: bahan di tapak. Satu lori besi bar sampai, belum diikat, belum dituang — dalam akaun ia dikira apa? Belum lagi kos kerja yang sudah dibuat untuk projek itu. Ia masih bahan; ia cuma bertukar tempat simpan. Peraturan utamanya satu ayat: bila mengukur kemajuan, bahan yang belum dipasang tak dikira kemajuan. Kenapa? Sebab kemajuan ialah berapa banyak yang sudah dibuat, bukan berapa banyak yang sudah dibeli. Fikirkan: panggil satu lori bahan masuk sebelum hujung tahun, kalau ia dikira kemajuan, kemajuannya terus jadi palsu dan untungnya terus jadi palsu — dan tahun depan ia terbongkar. Di sinilah akaun kontraktor paling senang menipu tuannya sendiri. Asingkan dua perkara ini: pada penilaian yang disahkan, bahan yang belum dipasang mungkin boleh dituntut — tetapi itu peraturan mengambil duit, bukan peraturan mengira untung. Boleh kutip duit dan sudah mengaut untung itu dua perkara berbeza.

Projek merentas hujung tahun: hasil diiktiraf ikut kemajuan

Satu projek berjalan setahun setengah, atau dua tahun — hasilnya dikira bila? Bukan bila duit diterima, bukan juga bila projek siap. Ikut kemajuan yang sudah disiapkan. Pembaris yang paling kerap digunakan dipanggil nisbah kos: kos yang sudah berlaku, dibahagi anggaran jumlah kos, itulah berapa banyak yang sudah siap; darabkan dengan jumlah kontrak, itulah hasil yang patut diiktiraf hari ini. Lihat betul-betul apa yang formula ini bergantung padanya: ia tak bergantung pada berapa yang anda sudah belanjakan, ia bergantung pada "anggaran jumlah kos" — bajet salah, untung ikut salah. Pelajaran keempat puluh tiga sudah sebut: anggaran bukan tekaan, ia perlukan asas dan perlu dikemas kini secara berkala. Dan ada satu peraturan besi yang ramai tak tahu: kalau anggaran jumlah kos sudah melebihi jumlah kontrak, seluruh kerugian kena diiktiraf sekali gus, tak boleh dilunaskan sedikit demi sedikit. Untung diiktiraf perlahan-lahan ikut kemajuan, rugi diiktiraf sekali gus. Bunyinya tak adil? Itulah sifat berjaga-jaga dalam perakaunan: berita baik perlahan-lahan, berita buruk hari ini juga.

Tiga barisan kena padan: bajet, masa, pensijilan

Projek berjalan elok atau tidak sebenarnya bergantung pada tiga barisan yang kena padan. Barisan pertama: bajet lawan sebenar. Setiap projek ada satu bajet kos, dan setiap bulan yang sebenar dibandingkan dengannya (pengumpulan kos ikut projek daripada pelajaran kesepuluh). Kalau sudah terlebih, anda kena tahu serta-merta, bukan tunggu sampai serah kerja. Barisan kedua: jadual kerja lawan sebenar. Lambat sehari ialah duit sehari: pekerja ada, jentera ada, sewa tapak ada. Masa itu kos, bukan sekadar hal muka. Barisan ketiga, dan di sinilah paling ramai kelam-kabut: tuntutan yang anda buat, yang disahkan, dan yang diterima. Itu tiga angka yang berbeza: tuntutan ialah apa yang anda kata; pensijilan ialah apa yang perunding dan juruukur bahan kata; diterima ialah apa yang bank kata. Ketiga-tiganya takkan sama, jadi dalam akaun ia diletakkan berasingan. Menuntut lebih daripada yang dibuat — anda terhutang kerja, dan itu liabiliti, bukan hasil. Membuat lebih daripada yang dituntut — orang terhutang kepada anda, tetapi ia belum akaun belum terima sebab anda belum menginvois — ia perlukan tempatnya sendiri dalam akaun. Kemudian wang tahanan: jumlah yang ditahan itu bukan hutang lapuk, ia akaun belum terima bersyarat — akaun sendiri, jadual sendiri, tarikhnya direkod sekali (pelajaran keempat puluh). Sambil itu: mengeluarkan tuntutan sekarang melibatkan e-Invois juga — tetapi ingat, tarikh anda menginvois bukan tarikh anda mengiktiraf hasil.

Kalau setahun buat berpuluh projek kecil?

Sampai di sini, ramai bos akan kata: mana ada saya buat projek dua tahun, saya buat berpuluh projek setahun, satu dua bulan satu. Jadi semuanya kena buat kemajuan dan kerja dalam pembinaan? Tak perlu. Sempadannya cuma satu: merentas hujung tahun atau tidak. Mula dalam tahun, siap dalam tahun, serah dalam tahun — terus dikira ikut siap, bersih dan kemas. Tetapi — setiap projek tetap perlu kosnya dikumpul berasingan (pelajaran kesepuluh). Bukan untuk penutupan tahun, tetapi untuk menjawab satu soalan yang lebih bernilai: jenis kerja mana yang untung? Ubah suai untung atau penyelenggaraan untung? Kawasan ini untung atau kawasan itu? Kumpulan mandur ini untung atau yang itu? Hanya projek yang merentas hujung tahun perlukan kemajuan dan kerja dalam pembinaan — biasanya dua tiga daripada sepuluh, dan beban kerjanya memang tertanggung.

Serah kerja, akaun belum selesai

Bahagian terakhir yang ramai terlepas: sudah serah kerja pun, akaun belum selesai, sebab masih ada tempoh liabiliti kecacatan. Dua perkara wajib dibuat. Satu: wang tahanan dilepaskan berperingkat. Sebahagian pada siap praktikal, bakinya bila tempoh liabiliti kecacatan tamat — masukkan tarikhnya ke dalam jadual, kalau tak duit itu akan terbaring dalam akaun sampai anda lupa. Dua: pembaikan yang dijangka perlu dibelanjakan kena disediakan dalam tahun hasil itu diiktiraf. Bukan tunggu dua tahun kemudian bila betul-betul pergi membaiki baru dikira belanja tahun tersebut — sebab kos itu milik projek tahun itu (ketekalan daripada pelajaran keempat puluh dua). Kalau tak disediakan? Untung pada tahun siap kelihatan lebih tinggi daripada yang sebenar dan dua tahun kemudian anda rugi entah kenapa — dan kemudian anda sangka pasaran yang lembap. Ringkasnya: lihat dahulu kontrak itu menjual apa; bahan sampai tak bermakna kerja sudah dibuat; kemajuan bergantung pada bajet, dan kerugian diiktiraf sekali gus; bajet, jadual kerja dan pensijilan, tiga barisan yang kena padan; projek kecil pun tetap dikira satu demi satu; dan selepas serah kerja, wang tahanan dan tempoh kecacatan masih kena dijejak. Nak tahu antara projek di tangan anda, yang mana betul-betul untung? Jom minum kopi dahulu dan borak pasal bisnes anda. Hal akaun, cari LTT. Saya LTT, membantu bos PKS faham akaun sendiri. Ikuti kami, jumpa lagi.