Baucar bayaran dan pengelasan dokumen: bila sebenarnya perlu keluarkan satu?

Pembuka

Bos, syarikat anda pernah keluarkan baucar bayaran? Ada orang keluarkan untuk setiap satu bayaran sampai penat sendiri. Ada pula yang tak pernah keluarkan langsung, jadi duit keluar dan tiada siapa boleh terangkan kenapa. Hari ini kita selesaikan: bila baucar bayaran diperlukan, macam mana dokumen dikelaskan, dan apa sebenarnya maksud catatan bergu.

Bila anda perlukan baucar

Prinsipnya dalam satu baris: kalau bayaran itu ada dokumen, dokumen itulah buktinya; hanya bila tiada dokumen barulah baucar perlu mengambil tempatnya. Pembekal beri anda invois dan resit — bayar berdasarkan dokumen itu dan sudah cukup. Tetapi dalam keadaan berikut anda keluarkan baucar bayaran: membayar balik pekerja, memulangkan duit yang bos dahulukan, membayar komisen, membayar deposit, membayar peniaga kecil atau pekerja upahan yang tak keluarkan bil. Duit sudah keluar, jadi kena ada sekeping kertas yang menyatakan ia pergi kepada siapa, berapa, untuk apa, dan siapa yang luluskan. Baucar bukan untuk faedah kerajaan. Ia untuk faedah anda — "jelas untuk diri sendiri" daripada pelajaran pertama.

Cash bill atau credit bill?

Ramai yang salah kelaskan. Ia ditentukan oleh bila anda bayar. Cash bill diselesaikan di tempat itu juga. Beli barang di AEON atau Mr DIY dan anda tak boleh keluar sebelum bayar — dan tak ada bezanya sama ada anda bayar tunai, pindahan bank, Touch 'n Go, atau gesek kad debit mahupun kad kredit. Bagi bisnes, itu belian tunai, selesai di situ juga. Credit bill bermakna anda ambil barang dahulu dan bayar kemudian. Pembekal beri anda tempoh, dan anda jelaskan berdasarkan penyata di hujung bulan — itulah beli secara kredit, dan ia melalui akaun pembekal. Perhatikan betul-betul: gesek kad kredit bukan credit bill. Kedai sudah terima duitnya di tempat itu; apa yang anda hutang ialah urusan antara anda dengan bank. Simpan slip kad itu, sebab itulah bukti bayaran anda.

Catatan bergu: melalui akaun pembekal atau tidak?

Anda pernah dengar catatan bergu — setiap transaksi ada debit dan kredit, dan kedua-dua belah seimbang. Diselesaikan di tempat: Dr perbelanjaan, Kr bank. Satu langkah, tanpa singgah di akaun pembekal. Secara kredit: mula-mula Dr perbelanjaan, Kr pembekal; kemudian bila bayar, Dr pembekal, Kr bank. Dua langkah, dan berapa banyak anda hutang setiap pembekal boleh dilihat bila-bila masa. Peraturannya ringkas: selesai di tempat, catat terus; ada tempoh, jalankan melalui akaun.

Kegunaan bijak rekod kenalan

Jadi kalau belian tunai, bermakna pembekal tak perlu direkod? Tidak — dan di sinilah pengurusan kenalan menunjukkan nilainya. Dalam sistem, cash bill tetap boleh membawa kenalan: anda bukan merekodnya sebagai kredit, tetapi anda merekod anda beli daripada siapa. Keluarkan laporan pada hujung tahun dan anda boleh nampak dengan tepat berapa banyak anda belanja di kedai perkakasan yang sama, dengan pembekal yang sama, sepanjang tahun. Merunding diskaun tahunan, membanding harga, menukar pembekal — setiap satunya kini ada angka di belakangnya. Pelajaran lepas membincangkan akaun belum terima dan belum bayar, iaitu menguruskan apa yang dihutang. Ini menguruskan apa yang dibeli. Kenalan berkhidmat untuk kedua-dua belah.

Penutup

Perlu keluarkan baucar bayaran? Anda tak perlu beli sistem untuk itu — LTT membina satu alat baucar percuma: masukkan penerima dan jumlahnya, kemudian cetak atau simpan sebagai PDF. Pergi ke free.lttcfo.ai dan cari Payment Voucher. Seterusnya: bisnes yang membawa stok — macam mana inventori dinilai, perpetual atau periodic, dan penjejakan mengikut SKU, dalam satu pelajaran. Saya LTT, membantu bos PKS faham akaun sendiri. Ikuti kami, jumpa lagi.